Home > Samenwerkingen > Octogram
Flexibel werkplek beleid: BYOD, HIYD, CYOD, MDM voor vaste en mobiele devices

Contact

martin van Dijk

Adviseur Informatievoorziening

06-24632058

m.van.dijk@nativeconsulting.nl

Neem contact met ons op

Flexibel werkplek beleid: BYOD, HIYD, CYOD, MDM voor vaste en mobiele devices

BYOD, Cloud, Invoering iPadTablets, smartphones, convertibles, ultrabooks, laptops en andere persoonlijke, mobiele, devices geven een boost aan plaats- en tijdonafhankelijk digitaal werken en vergaderen en aan het gebruik van clouddiensten. Er is een trend om het werken steeds flexibeler te organiseren. Van de organisatie wordt een bijpassend beleid gevraagd. Dit stelt de organisatie voor de vraag of zij medewerkers een budget moet verstrekken om zelf een device aan te schaffen (Choose Your Own Device) of dat zij zelf standaard device moet blijven verstrekken (Here Is Your Device). Veel medewerkers nemen bovendien op eigen initiatief devices mee naar het werk. Dit wordt aangeduid met de term BYOD (Bring Your Own Device). 

Bovenstaande ontwikkelingen zijn geen pure IT-vraagstukken: het gaat vooral over houding en gedrag van medewerkers, over management en organisatie, de wens van de medewerker om zijn eigen werk in te richten en niet in de laatste plaats over financiƫn. Wie betaalt de devices en het bijbehorende beheer en onderhoud? Bovendien speelt informatiebeveiliging een steeds grotere rol.

Deze ontwikkelingen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Daarom is een integraal werkplekken beleid nodig. Als basismodel voor de beschrijving van het flexibel-werkplekken-beleid wordt het 8B-model gebruikt. Het 8B-model onderscheidt zich van andere strategie-modellen door een meer praktische benadering van strategie- en beleidsvraagstukken. Het is een uitbreiding van het 3B-model, dat gewoonlijk voor Het Nieuwe Werken gebruikt wordt.

Het opzetten van het flexibel-werkplekken-beleid of BYOD beleid verloopt over het algemeen als volgt:

  • Fase 1: pilot met verschillende devices, besturingssystemen en apps en server-software (voor vergaderen en werken) met als doel om gebruikerservaringen te testen, maar ook om breder gebruikerswensen te inventariseren over bijvoorbeeld de wens om persoonlijke devices te gebruiken
  • Fase 2: opstellen van het flexibel-werkplekken-beleid in samenwerking met HRM, managers, ICT en gebruikers (zie onder)
  • Fase 3: inkoop en aanbesteding van devices
  • Fase 4: uitrol van devices, implementatie van het Flexibel-werkplekken-beleid
  • Fase 5: nazorg, opleidingen en training van gebruikers, bewaking van het beleid.
  • Hoe spreekt u uw medewerkers aan op houding en gedrag? Hoe zorgt u er voor dat medewerkers goed omgaan met de nieuwe mogelijkheden en vrijheid?
  • Mogen gebruikers al hun eigen devices meenemen? Wat zijn de technische en financiĆ«le randvoorwaarden?
  • Mogen gebruikers clouddiensten gebruiken zoals Dropbox, Facebook, Twitter of faciliteert de organisatie een eigen cloud oplossing?
  • Worden gebruikers met mobile devices gecontroleerd door bijvoorbeeld het netwerk verkeer te monitoren of alleen bepaalde Apps toe te staan?
  • Hoe regel je het beheer van de verschillende devices (mobile device management = MDM)?
  • Hoe zit het met de (informatie)beveiliging? En met virussen?
  • Welke juridische aspecten zitten er vast aan het verspreiden van mobiele devices? (bijv. licenties)
  • Hoe zit het met de arbo aspecten? Zowel m.b.t. het gebruik van het device (grootte scherm, toetsenbord, e.d.) als de thuiswerkplek.
  • Hoe maak je een transparant en gedragen toewijzingsmodel? Wie krijgt welke devices ter gebruik en waar is dat op gebaseerd.
Een handleiding Invoering BYOD, Clouddiensten en tablets kunt u terug vinden onder de link Publicaties. Ook is er een A0-poster beschikbaar waarop een voorbeeld beleid beschreven staat.