Agile-aanpak bij het vormen van uw Informatievisie; een klantcase

nieuwsbrief

De Agile-aanpak is ons welbekend bij vraagstukken over de ontwikkeling van producten, waar door middel van iteraties van korte sprints, waarin telkens deelresultaten worden opgeleverd, getoetst en bijgeschaafd, een nieuwe of verbeterde versie van het product ontstaat. Native heeft recent in een samenwerkingsverband de Agile-aanpak waardevol weten in te zetten bij het vormen van een strategische visie op informatievoorziening en ict.

Wij nemen u mee in onze klantcasus van de gemeente Lansingerland en gaan in gesprek met George de Jongste-Kobossen, teammanager I&A bij deze gemeente. ‘In een eerdere samenwerking met Native hebben we gewerkt aan het ontwikkelen van een visie op Informatiemanagement. We wilden de resultaten in een breder kader plaatsen op het niveau van de organisatie en de organisatieontwikkeling. We kwamen daarmee op een punt om een strategische Informatievisie vast te stellen, maar we hadden moeite om dit concreet handen en voeten te geven. Excuses als geen tijd en ook moeite met het prioriteren van wat en wie, maakten dat we het voor ons uitschoven. Rob Cortjens stelde daarop voor om in 8 korte scrumsessies van een dagdeel te komen tot een concept Informatievisie. Kortom, we gingen de Agile-aanpak hanteren om tot een Informatievisie te komen, wat ook binnen de gestelde tijd goed gelukt is,’ vertelt George ons.

‘Er werd een kernteam samengesteld dat bestond uit vijf medewerkers van de afdeling I&A en twee reflectiemedewerkers uit de organisatie. Dit zorgde voor een evenwichtige rolinvulling met Rob als inhoudsdeskundige procesbegeleider van Native.’

De centrale vraag was steeds: ‘Waar willen we naar toe?’.

De voorbereiding

  • Vooraf zijn heldere spelregels voor het ‘Agile’-proces opgesteld en gedeeld met het kernteam. Dit begon met het definiëren van het concrete eindresultaat; een gedragen strategische Informatievisie voor de gemeente Lansingerland.
  • In een plan van aanpak zijn de sprints / werksessies vooraf thematisch opgebouwd met deelresultaten als doel.
  • We zorgden voor voldoende beschikbaarheid en betrokkenheid van de deelnemers;
  • 80/20: dat wil zeggen minimaal 80% wordt tijdens de sprints ingevuld, de overige 20% (het bijschaven) volgt hierna.
  • Het eindresultaat wordt ‘warm’ overgedragen aan de directie (domeindirecteuren en gemeentesecretaris).

Aan de slag: ‘scrummen en sprinten’

Tijdens elke sprintsessie werd het vooraf vastgestelde onderwerp opgepakt door het scrumteam. De resultaten werden na afloop door de procesbegeleider uitgewerkt. In de volgende scrumsessie werd de uitwerking besproken, aangescherpt en afgerond. Op twee momenten zijn de resultaten gepresenteerd aan een willekeurige groep medewerkers/leidinggevenden in de vorm van een reflectiesessie. Op-/aanmerkingen, aanvullingen, etc. zijn verwerkt door de procesbegeleider in de uiteindelijke definitieve versie van de visie die aan het einde van het traject ter besluitvorming is voorgelegd aan de directie.

Succes van de aanpak

In een relatief korte periode kreeg de strategische visie vorm en inhoud. Er werden dus concrete resultaten behaald. ‘Het extra voordeel van deze Agile-aanpak werd echter behaald doordat er al scrummend en sprintend direct draagvlak gecreëerd werd binnen het team I&A, maar ook breder in de organisatie door de reflectiesessies’, aldus George. ‘Door elkaars belangen en dillema’s te delen tijdens de sprints en uiteindelijk te komen tot een goede invulling per thema, legden we een basis voor een document wat door iedereen onderschreven werd.’

Belangrijkste succes is dat we erin geslaagd zijn om een strategische visie op informatievoorziening op te stellen waarin de organisatie (de business) centraal staat. De visie beschrijft globaal een aantal concrete ontwikkel lijnen die ervoor zorgen dat de visie ook werkelijkheid gaat worden. Een mooie uitdaging waar we allen achter staan. En het heeft nu al effect!

Heeft u een vraagstuk waar u op korte termijn een effectieve oplossing voor zoekt? Denk dan eens aan de Agile-aanpak. Wij inspireren u graag! Neem vrijblijvend contact met ons op. Rob Cortjens, r.cortjens@nativeconsulting.nl , 06-21508683.

Zoeken
Contactpersoon
Rob Cortjens
Partner / Adviseur
0621508683