Home > Samenwerkingen > Octogram
Klantcase: kwartiermaker herindeling Gemeente Nissewaard

Contact

Klantcase: kwartiermaker herindeling Gemeente Nissewaard

De gemeenten Bernisse en Spijkenisse zijn op 1 januari 2015 gefuseerd tot de nieuwe gemeente Nissewaard. Een belangrijk onderdeel van de fusie was het op orde brengen van de informatievoorziening. Want na de fusie is er nog maar één GBA in plaats van twee. En nog maar één vergunningensysteem in plaats van twee. Van meer dan 100 applicaties moesten de gegevens samengevoegd worden en benaderbaar gemaakt worden via één applicatie in plaats van twee. Native Consulting is ingehuurd als kwartiermaker, om deze opdracht te leiden en tot een goed einde te brengen

De uitvoering van zo’n complex project wordt extra bijzonder, als je je realiseert dat de feitelijke migratie-werkzaamheden pas grotendeels plaatsvinden in de laatste 2 weken van het jaar. Immers de “winkel” bij de gemeente blijft gewoon open voor de fusie datum. Ook verandert in sommige gevallen ook de functionele inrichting van de IT-systemen t.b.v. de nieuwe gemeente. Een voorbeeld zijn nieuwe belastingtarieven, of regels met betrekking uitkeringen, re-integratie en maatschappelijke ondersteuning.

Het ICT-herindelings-project is er dus sterk op gericht om gedurende het jaar voorafgaand aan de fusie datum, zoveel mogelijk voor te bereiden, medewerkers, gebruikers en leveranciers te mobiliseren, proefopstellingen bouwen, proefmigraties uitvoeren, testen, afstemmen, verbeteren en nogmaals testen. De laatste 2 weken van het jaar vindt dan de feitelijke migratie van gegevens en applicaties plaats.

Om e.e.a. in goede banen te leiden is in februari 2014 een projectorganisatie opgericht, bestaande uit 15 projectgroepen en ongeveer 40 teamleden, voornamelijk bestaande uit functionele- en technische beheerders van systemen. Zo waren er projectgroepen voor het vergunningensysteem, het gemeenteraad-vergadersysteem, de gemeentelijke basisadministratie, documentaire informatie, etc. Op 20 maart vond een gezamenlijke kick-off plaats en is het projectmatig werken geïntroduceerd. Elke werkgroep kreeg een zogenaamde projectbrief, met daarin een duidelijk gedefinieerd resultaat, een concept tijdschema en randvoorwaarden c.q. kaders waarbinnen het project moest worden uitgevoerd. De eerste opdracht voor de projectgroepen was om een projectplan te schrijven met daarin een schatting van taken, uren en geld. Dit laatste was van belang om een budget aanvraag te doen bij de stuurgroep herindeling. Om de communicatie tussen het programmamanagement, de projectgroepen en Syntrophos te optimaliseren, was er elke twee weken een overleg op donderdag ochtend, waar de stand van zaken werd doorgesproken.

Het programmamanagement had als taak om de voortgang van alle projecten te monitoren en om het projectmatig werken verder te introduceren. Hiertoe werden diverse richtlijnen, handreikingen en sjablonen ontwikkeld voor o.a. het projectplan, het onderhandeling- c.q. inkoopproces, het opstellen van (keten)testplannen, testrapportages en voortgangsrapportages. De financiële verplichtingen die tijdens het project aangegaan werden met leveranciers, werden vastgelegd in een speciaal projectsysteem, waardoor altijd er altijd goed zicht was op projectoverschrijdingen

De druk binnen een herindelingsproject is sowieso hoog. Dit wordt veroorzaakt door het feit dat mensen en nieuwe functie krijgen, dat verordeningen worden geharmoniseerd, een nieuwe huisstijl wat een groot effect heeft op IT-systemen, etc. Bij de herindeling Nissewaard speelde tegelijkertijd ook de vernieuwing van de IT-hardware. De druk en de complexiteit vroeg van het programmamanagement een bepaalde “lenigheid” om de doelstellingen scherp in het vizier te houden en tegelijkertijd om praktisch om te blijven gaan met het projectmatig werken. Dit vertaalde zich bijvoorbeeld in een steeds intensievere één-op-één communicatie met projectgroepen.

Het uiteindelijke resultaat mag er wezen: het herindelingsproject is binnen tijd en binnen budget opgeleverd. De dienstverlening naar burgers en bedrijven kon in de nieuwe gemeente Nissewaard vanaf 1 januari zonder noemenswaardige problemen gecontinueerd worden.

Gerelateerd