Herindeling Noordwijk - Noordwijkerhout

herindeling noordwijk
Op weg naar een gezamenlijk applicatielandschap
Op 6 juli 2017 hebben de gemeenteraden van Noordwijk en Noordwijkerhout ingestemd met de fusie van beide gemeenten per 1-1-2019. De nieuw gevormde gemeente wil sterk, modern, proactief en dienstbaar zijn voor haar 42.000 inwoners verspreid over 4 kernen. In de uitgangssituatie heeft iedere gemeente afzonderlijk zo’n 75-100 kernapplicaties in gebruik. Vanaf de fusiedatum is het de ambitie zoveel mogelijk per vakgebied vanuit één applicatie te werken.
 
Programmamanagement
In augustus 2017 is Native gestart met de begeleiding van het traject ‘harmonisatie applicatielandschap’. De metrokaart ‘gemeentelijke herindeling’ (zie artikel) is de leidraad voor de gekozen aanpak. In de afgelopen maanden zijn zestien projectgroepen geformeerd met als doel om een applicatiekeuze te maken voor hun eigen vakgebied, van Burgerzaken tot Personeel & Organisatie. Native begeleidt de fusiegemeente Noordwijk tijdens de besluitvormings-, inkoop- en implementatiefase door sturing te geven aan het proces, kwaliteit en het bewaken van afhankelijkheden tussen de verschillende deelprojecten.

Eerste lessen uit dit traject
Intussen is het harmonisatietraject halverwege en welke lessen kunnen tot nu toe hier al uit worden getrokken?
  • Tijdig beginnen zorgt voor een vliegende start: een vliegende start was mogelijk doordat er voorafgaand aan het herindelingsbesluit al sprake was van een ambtelijke samenwerking (GR) op het gebied van Informatisering & Automatisering (I&A). Hierdoor was er al een basis gelegd om te werken vanuit een gezamenlijke I&A organisatie. Daarnaast was er al een migratietraject gestart om te komen tot een gemeenschappelijke ICT-omgeving.
  • Creëer een gezamenlijk momentum: de fusiedatum staat in beton gebeiteld. Veel applicaties voorzien in de afhandeling van een wettelijke taak, dus urgentie wordt gevoeld en alle betrokkenen zijn zich hiervan bewust. Dit zorgt voor een gezamenlijk momentum waar iedereen naar toewerkt.
  • Complexiteitreductie is van belang: het applicatielandschap van een gemeente kent veel onderlinge afhankelijkheden alsook koppelingen met landelijke voorzieningen en basisregistraties. Om een integraal overzicht te houden is er een architectuurplaat ontwikkeld. Op basis hiervan zijn tevens de applicatieclusters bepaald.
  • Een herindeling is makkelijker dan samenwerken: een herindeling is doorgaans overzichtelijker dan een ambtelijke samenwerking omdat er uiteindelijk maar één juridische entiteit overblijft, namelijk de nieuwe gemeente. De gewenste applicatie hoeft daardoor niet gescheiden ingericht te worden (multi-tenant).
  • Verbindt de softwareleveranciers aan het resultaat: ieder kalenderjaar zijn er meerdere bestuurlijke fusies. In 2019 zijn er 12 gemeentelijke herindelingen gepland. Dit legt extra druk op de capaciteit van softwareleveranciers. In de uitvraag (bijvoorbeeld aanbestedingsdocument) moet dit worden geborgd in de vorm van een resultaatverplichting.

Native begeleidt diverse ambtelijke samenwerkingen en bestuurlijke fusies. Native adviseert op dit moment bijvoorbeeld de herindeling van Noordwijk (Noordwijk, Noordwijkerhout), de herindeling Vijfheerenlanden (Vianen, Zederik, Leerdam) en de herindeling West-Betuwe (Geldermalsen, Neerijnen, Lingewaal).

Routekaart herindeling Noordwijk