Home > Samenwerkingen > Octogram
Grip op grote gemeentelijke (ict) projecten

Contact

Grip op grote gemeentelijke (ict) projecten

Het gebeurt maar al te vaak: bij een samenwerking tussen gemeenten, een herindeling, een groot ict-project, de inrichting van zelfsturende teams, invoering decentralisaties: het project gaat structureel de verkeerde kant op.

En iedereen ziet het, iedereen praat er over, maar er lijkt geen collectief van mensen te ontstaan die er voor gaat zorgen dat de resultaten wel gehaald gaan worden. Het duurt vaak heel lang voordat er ingegrepen wordt.

Hieronder een bloemlezing van redenen waarom het zo lang duurt voor er ingegrepen wordt:

  1. In een gemeente zijn veel stakeholders, veel belangen, en vaak een cultuur waar deze stakeholders zich niet veilig voelen om open en eerlijk met elkaar te communiceren. Het vereist leiderschap om deze cultuur te creëren.
  2. Bij veel stakeholders ontbreekt de kennis over het hoe en waarom van het project, zowel op inhoud als op proces. Projectactiviteiten (zoals een herindeling of een groot ict-project) kenmerken zich nou eenmaal door het feit dat ze maar eens in de zoveel tijd worden uitgevoerd. De stakeholders hebben dan geen ervaring, en dit leidt uiteindelijk tot suboptimale besluiten.
  3. Inherent aan een politieke organisatie is de complexe governance structuur. Denk aan toezichthouders, bestuurlijke laag, ambtelijke laag en project- en lijn organisatie. Begrijpelijk, maar het verhoogt niet bepaald de slagkracht. Vaak zijn er ook mensen betrokken met dubbele rollen. De vraag is of het huis van Thorbecke nog wel voldoet wanneer grote complexe projecten uitgevoerd moeten worden binnen de (lokale) overheid
  4. Bij veel projecten worden de eisen en verwachtingen gaandeweg bijgesteld. Dit heet voortschrijdend inzicht of scope-creep. Zolang er aan de gedeelde ambitie en het gedeeld geformuleerde resultaat wordt vastgehouden, is de slagingskans een stuk groter. Het is vaak slimmer om eerst de origineel geformeerde doelen te halen, en daarna fase 2 op te pakken
  5. Bij het plannen en berekenen van projecten is papier geduldig. Vaak klopt de business case niet en is deze te optimistisch. Het is dan niet prettig om als opsteller van de business case terug te moeten naar de beslissers om het slechte nieuws te moeten brengen. En zeker in een politieke organisatie, met veel verschillende stakeholders, wil niemand de boodschapper van het slechte nieuws zijn.

Maar hoe moet het dan wel? Bovenstaande redenen geven direct het antwoord op de vraag. Het begint natuurlijk met de open cultuur, leiderschap, een helder gedefinieerd doel, duidelijke mandaten en een slimme governance structuur.

Last but not least kan een GVB (gezond boeren verstand) wat streeft naar complexiteitsreductie ook een enorme aanwinst zijn voor het project :-)

grip op ict projecten