Agile als werkmethodiek om samen resultaten te halen

agile
De governance op het I&A-domein is in veel gemeenten en samenwerkingsorganisaties een ‘taai’ vraagstuk.  Dit vraagstuk op een Agile-wijze aanpakken is niet datgene wat als eerste in je opkomt. 

Recent is in een samenwerkingsverband de ‘Agile’-aanpak waardevol gebleken bij het optimaliseren van de governance op het I&A-domein. De  toegevoegde waarde van het proces er naar toe, is daarbij evenzo belangrijk als het resultaat zelf!
 
In een nutshell: ‘Agile’ wordt over het algemeen ingezet voor de ontwikkeling van producten door middel van iteraties van korte sprints waarin telkens deelresultaten worden opgeleverd, getoetst en bijgeschaafd. Native heeft samen met een opdrachtgever ‘Agile’ ingezet om in een relatief korte maar intensieve periode de samenwerkingsafspraken te herijken, een gedragen governance structuur neer te zetten en zodoende een basis gelegd voor een succesvolle samenwerking.

De voorbereiding

Vooraf zijn heldere spelregels voor het ‘Agile’-proces opgesteld en randvoorwaarden ingevuld: 
  • Definiëren van een concreet eindresultaat (haalbaar en afgebakend);
  • De sprints zijn vooraf thematisch opgebouwd met deelresultaten als doel;
  • Evenwichtige rolinvulling: business, I&A en management van de organisatie met een inhoudsdeskundige procesbegeleider van Native;
  • Voldoende beschikbaarheid en betrokkenheid van deelnemers;
  • 80/20: dat wil zeggen minimaal 80% wordt tijdens de sprints ingevuld, de overige 20% (het bijschaven) volgt hierna; 
  • Het eindresultaat wordt ‘warm’ overgedragen aan de stakeholders.

Aan de slag: ‘scrummen en sprinten’

Tijdens elke sprintsessie worden twee thema’s opgepakt door het scrumteam. De resultaten worden door de procesbegeleider uitgewerkt;

  • In de volgende scrumsessie wordt de uitwerking besproken in het scrumteam, aangescherpt en afgerond en ’s middags besproken met een referentiegroep (stakeholders uit de business); 
  • Feedback en aanvullingen van de referentiegroep worden door de procesbegeleider verwerkt en hierna wordt de volgende sprint gestart;
  • Het uiteindelijke resultaat wordt aan het einde van alle sprints aan het management voorgelegd ter besluitvorming.

Succes van de aanpak

In een relatief korte periode wordt er resultaten behaald;
  • Scrummend en sprintend wordt direct draagvlak gecreëerd door elkaars belangen en dillema’s te delen en te vervatten in gedragen samenwerkingsafspraken. De basis voor een goede governance structuur;
  • Door de multidisciplinaire samenstelling worden de afspraken die tijdens het proces zijn gemaakt direct op verschillende niveaus doorleefd, zowel in de business als bij I&A; 
  • Vrijwel alle vlakken die in het informatiemanagement worden onderscheiden zijn door deze werkwijze ingevuld bij de herijking van de governance. Dit is goed te zien als je de multidisciplinaire samenstelling plot op het negenvlaks-model van Rik Maes.
Meer weten?
Heeft u vragen over dit onderwerp of heeft u behoefte om een keer hierover te sparren? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.