Outsourcing: transparant, praktisch en gedragen

outsourcing
Outsourcing van vak-applicaties en kantoorautomatisering (Office 365) is een trend die niet meer te stoppen is. Dit heeft een groot effect op de gemeentelijke informatisering en automatisering:
  • De noodzaak voor interne serverinfrastructuur neemt af
  • Functies gaan vervallen zoals o.a. systeem- en netwerkbeheer, database beheer en technisch applicatiebeheer
  • In veel gevallen wordt ook een gedeelte van het functioneel beheer ingevuld door de outsourcing partij
Hiermee ontstaat de noodzaak voor gemeenten en samenwerkingsverbanden om oplossingen te vinden voor deze vraagstukken:

Outsourcing van automatisering

Native heeft de ervaring dat zakelijkheid bij outsourcing-samenwerking-vraagstukken, gecombineerd met het werken aan onderling vertrouwen, en het streven naar een win-win situatie voor beide partijen de meeste garantie geeft op een duurzaam succes. Het doel van outsourcing is om verbeteringen te realiseren op één of meerdere van de 5 K's: Kwetsbaarheid, Kosten, Kwaliteit, Kansen en/of Klanttevredenheid.

Wanneer er i.h.g.v. outsourcing van de automatisering voor een commerciële partij gekozen wordt, zal er een selectie van een goede dienstverlener plaats moeten vinden in 3 subfasen: de scope (1), het inkoopproces (2), en de implementatieplanning en ondertekening (3). In fase 1 wordt er nagedacht over wat de gemeente wil gaan bereiken? Wat is de visie op bedrijfsvoering en dienstverlening? Wat zijn de doelen? Kan de gemeente handelen in het geval van calamiteiten als alles ge-outsourced is? En als we gaan samenwerken, worden we dan geremd door onze partners? Allerlei zaken die een zorgvuldige afweging vragen.

Proces

De volgende stappen worden gezet i.h.g.v. outsourcing van de automatisering, rekening houdend met de positie van de I&A-medewerkers, business continuity, maar ook met de dienstverlening naar de organisatie:
  1. In een kick-off worden betrokkenen geïnformeerd en aandachtspunten verzameld;
  2. Inventariseren van de huidige taken, applicaties, infrastructuur, etc;
  3. Bepalen van beoogde dienstverlening op basis van de visie van de gemeente: hét pakket van eisen;
  4. Opstellen concept financiële business case (bepaling dekking, integratie, desintegratie, achterblijvende kosten);
  5. Marktverkenning: opstellen van longlist, gesprekken voeren met leveranciers, resulterend in een shortlist;
  6. Strategisch inkoop proces: bepaling soort aanbesteding, opstellen aanbestedingsdocumenten, scoringsmethodiek;
  7. Feitelijke aanbesteding (commerciële partijen) of onderhandeling (overheden);
  8. Opstellen van een concept migratieplan (taken, bemensing, kosten, inspanning, resultaat, planning);
  9. Opstellen definitieve businesscase a.d.h.v. punt 7 en 8. Go-no-go door de stuurgroep;
  10. Laatste aanpassingen, definitief maken van alle documenten: formele ondertekening beide partijen.
Door deze aanpak ontstaat er niet alleen een doordacht en samenhangend geheel, maar ook een gedragen proces om te komen tot een outsourcing-partner. Ook ontstaat er een momentum om de plannen daadwerkelijk om te zetten in actie.