Home > Samenwerkingen > Octogram
Outsourcing: transparant, praktisch en gedragen

Contact

Outsourcing: transparant, praktisch en gedragen

Wanneer er over samenwerken gesproken wordt, zal er vanzelf ook het onderwerp outsourcing ter sprake komen. Immers, outsourcing van activiteiten is een prima alternatief voor samenwerken. Maar zelfs als u gaat samenwerken zullen (ict)taken meer en meer door gespecialiseerde bedrijven beter en goedkoper uitgevoerd kunnen worden. Daarom is het goed om alle facetten van samenwerken en outsourcen te onderzoeken. Het opstellen van een cloudbeleid en een werkplekbeleid is sowieso een belangrijke eerste stap in dit denkproces.

Zakelijkheid en vertrouwen

Native heeft de ervaring dat zakelijkheid bij outsourcing-samenwerking-vraagstukken, gecombineerd met het werken aan onderling vertrouwen, en het streven naar een win-win situatie voor beide partijen de meeste garantie geeft op een duurzaam succes, zeker als het een collega-gemeente betreft. Het doel van outsourcing is om verbeteringen te realiseren op één of meerdere van de 5 K's: Kwetsbaarheid, Kosten, Kwaliteit, Kansen en/of Klanttevredenheid.

Wanneer er voor outsourcing naar een commerciële partij gekozen wordt, zal er een selectie van een goede dienstverlener plaats moeten vinden in 3 subfasen: de scope (1), het inkoopproces (2), en de implementatieplanning en ondertekening (3). In fase 1 wordt er nagedacht over wat de gemeente wil gaan bereiken? Wat is de visie op bedrijfsvoering en dienstverlening? Wat zijn de doelen? Kan de gemeente handelen in het geval van calamiteiten als alles ge-outsourced is? En als we gaan samenwerken, worden we dan geremd door onze partners? Allerlei zaken die een zorgvuldige afweging vragen.

Proces

De volgende stappen worden gezet i.h.g.v. outsourcing:
  1. In een kick-off worden betrokkenen geïnformeerd en aandachtspunten verzameld;
  2. Inventariseren van de huidige taken, applicaties, infrastructuur, etc;
  3. Bepalen van beoogde dienstverlening op basis van de visie van de gemeente: hét pakket van eisen;
  4. Opstellen concept financiële business case (bepaling dekking, integratie, desintegratie, achterblijvende kosten);
  5. Marktverkenning: opstellen van longlist, gesprekken voeren met leveranciers, resulterend in een shortlist;
  6. Strategisch inkoop proces: bepaling soort aanbesteding, opstellen aanbestedingsdocumenten, scoringsmethodiek;
  7. Feitelijke aanbesteding (commerciële partijen) of onderhandeling (overheden);
  8. Opstellen van een concept migratieplan (taken, bemensing, kosten, inspanning, resultaat, planning);
  9. Opstellen definitieve businesscase a.d.h.v. punt 7 en 8. Go-no-go door de stuurgroep;
  10. Laatste aanpassingen, definitief maken van alle documenten: formele ondertekening beide partijen.
Door deze aanpak ontstaat er niet alleen een doordacht en samenhangend geheel, maar ook een gedragen proces om te komen tot een outsourcing-partner. Ook ontstaat er een momentum om de plannen daadwerkelijk om te zetten in actie.