Gemeente Huizen implementeert succesvol de Wmebv met agile aanpak

Per 1 januari van dit jaar moesten alle gemeenten klaar zijn met de invoering van de Wet modernisering bestuurlijk elektronisch verkeer (Wembv). Dat is een mond vol en betekent dat alle aanvragen die burgers en bedrijven kunnen indienen bij de overheid, via een digitaal kanaal moeten kunnen worden ingezonden. Deze nieuwe wet heeft veel impact op de dienstverlening en de informatiesystemen. Het gaat vaak om een groot aantal producten dat digitaal gemaakt moet worden. Voor veel gemeenten is er een grote uitdaging om hiermee voortvarend aan de slag te gaan. De gemeente Huizen liet in 2025 een onderzoek uitvoeren door Native Consulting. Hieruit bleek dat bijna 140 producten niet ‘Wmebv-proof’ waren. Om die producten op tijd klaar te krijgen koos de gemeente Huizen op advies van Native Consulting voor een agile aanpak.  

Uitdagingen in informatievoorziening 

Veel gemeenten zijn bezig om voor te sorteren op betere digitale dienstverlening. Gemeenten bewegen uiteindelijk toe naar een centraal portaal waar inwoners met één keer inloggen alles kunnen regelen. Van vernieuwing van het paspoort of rijbewijs tot aanvragen va vergunningen of thuiszorg. Zover zijn de meeste gemeenten nog niet. Daar wordt hard aan gewerkt, maar de Wmebv kwam tussendoor en moest voor 1 januari 2026 geïmplementeerd worden. Dit noopt veel gemeenten ertoe om in een korte tijd veel webformulieren te bouwen.  

Agile aanpak zorgt voor snelle realisatie 

Om zoveel webformulieren te kunnen implementeren in korte tijd werd gekeken naar de projectaanpak. De ouderwetse watervalaanpak waarbij je alles van tevoren uitdenkt en beschrijft, bleek geen passende werkwijze. Er zou te veel tijd verloren gaan met het specificeren van de bestaande processen en de gewenste oplossingen. Met agile werken ga je vooral praktisch aan de slag en creëer je beweging vanaf de start.  

De sprints waarin e-formulieren gebouwd werden, waren opgedeeld in de verschillende domeinen. Hiermee wisten de betreffende medewerkers waar ze aan toe waren. Een duidelijke kop en staart aan het traject. En duidelijkheid over het beslag op de agenda. Hier biedt de agile aanpak een grote meerwaarde.  

Omdat veel gemeenten weinig ervaring hebben met agile werken, werd tijdelijk een Scrummaster ingehuurd via Innergo. Deze ‘procesbegeleider’ zoals we hem noemden, heeft de aanpak verder vormgegeven door een Kanbanomgeving op Teams neer te zetten. Vanuit dit bord werden alle acties gecoördineerd. Ook kwamen er wekelijkse standup meetings waarin de voortgang kort besproken werd en gekeken werd of er ondersteuning nodig was voor de medewerkers om verder te kunnen met het bouwen.  

Het team dat samengebracht werd, kreeg zoals altijd bepaalde uitdagingen voor de kiezen. Binnen een agile aanpak worden die problemen opgelost wanneer ze ontstaan. De programmamanager keek samen met het team wat er nodig was en welke voorwaarden geschapen moesten worden.  

Meenemen optimalisatiekansen werkt goed met agile aanpak 

Zo kwam het team tot de conclusie dat het zaakgericht werken een belangrijke pijler is onder de wettelijke kaders van de Wmebv. De formulierenoplossing van Seneca ‘praatte’ niet met het zaaksysteem van Decos. Besloten werd deze systemen aan elkaar te koppelen via een API. Ondertussen werkte het team gewoon door aan het bouwen van de e-formulieren. Ook is er gekeken naar de koppeling met de systemen in het sociaal domein van Pink Roccade. Om te voorkomen dat ingezonden e-formulieren overgetikt moeten worden in de Pink systemen, zal het RPA-team van de gemeente deze producten waarschijnlijk aan de backoffice systemen koppelen.  Zo kan de Wmebv gebruikt worden om de dienstverlening ook intern – meteen – te verbeteren.  

Hoe kijken we terug op deze opdracht? 

Programmamanager Martijn Stekelenburg die naast de Wmebv ook de Wet open overheid aanstuurde, verwoordt het als volgt.  “Het is mooi om te zien dat de aanpak heeft gewerkt we een echt team zijn geworden in de afgelopen maanden. We hebben ontzettend veel opgeleverd en daar mogen we trots op zijn!” 

Wilma Verwoerd was als afdelingshoofd de ambtelijk opdrachtgever van gemeente Huizen.  Zij licht het traject toe: “De manier waarop we dit traject hebben aangevlogen heeft goed gewerkt; dat deden we per domein en met sprints waarin e-formulieren werden gebouwd. Zo ging niet elke procesbeheerder op een willekeurig moment z’n formulieren aanpassen, maar gingen ze met elkaar – als team – aan de slag binnen een overzichtelijk tijdsbestek. En dan ging het niet alleen om het bouwen van een formulier, maar ook over een efficiënte(re) inrichting van het proces daarachter. Nog een bijvangst is dat we collega’s lieten meelopen met de externe procesbegeleider. Als leertraject, zodat we agile werken ook zelf – met onze eigen mensen – kunnen begeleiden. Uiteindelijk heeft het college begin dit jaar een aanwijsbesluit genomen, waardoor we voldoen aan de Wmebv en onze digitale dienstverlening is verbeterd.”  

Meer weten? 

Ben je als gemeente ook bezig met het digitaliseren van jouw processen en zoek je naar richting of ondersteuning in de realisatie? Neem contact op met Martijn Stekelenburg van Native Consulting en ontdek hoe een praktische aanpak het verschil maakt.