Klantcase – ODMH – Traject opstellen ‘I-visie’

Van versnipperde informatie naar een gezamenlijke koers

De Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) is verantwoordelijk voor regionale vergunningsverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu én de fysieke leefomgeving, waarbij betrouwbare en actuele informatie onmisbaar is om tijdig en effectief te handelen. ‘Zeker in een tijd waarin maatschappelijke verwachtingen toenemen, wetgeving verandert en technologie razendsnel ontwikkelt, is het belangrijk om als organisatie wendbaar, professioneel en digitaal vaardig te zijn,’ aldus Nol Witte, coördinator functioneel en gegevensbeheer bij ODMH. Om die wendbaarheid te versterken, wilde ODMH een heldere informatievisie: een gestructureerde informatievoorziening die eenvoudig kan worden doorontwikkeld. Native Consulting hielp hen deze te realiseren.

Wat was de uitdaging in dit traject?

Bij de ODMH gebeurt al veel op het gebied van digitalisering. Ze volgen niet simpelweg de ontwikkelingen, maar nemen graag het voortouw in het toepassen van nieuwe technologieën zoals AI en Robotic Process Automation (RPA). De uitdaging was om al deze initiatieven samen te brengen in één duidelijke I-visie. Zo weet de hele organisatie waar ze wél en bewust níet op inzet, en dient de visie als stevig toetsingskader voor toekomstige investeringen en beleidskeuzes.

En hoe gingen we dan aan de slag?

Bij Native geloven we dat een proces van samen onderzoeken, uitproberen en aanscherpen zorgt voor een I-visie die écht van ODMH zelf is, niet iets dat wij van buitenaf aandragen. Hoe we dat aanpakken? We werken in vier duidelijke fasen:

1. Inventarisatie: We vormden een kerngroep en spraken met medewerkers uit alle lagen en afdelingen van de organisatie. Zo kregen we een compleet beeld van lopende digitaliseringsinitiatieven en de informatiebehoefte binnen ODMH.
2. Inspiratie en verdieping: Samen met stakeholders verkenden we de ambitie voor de toekomst. In interactieve werksessies kon iedereen zijn ideeën inbrengen en werkten we samen aan een helder en gedeeld toekomstbeeld.
3. Schrijven en toetsen: Native nam de rol van penvoerder op zich, met een voortdurende feedbackloop met de kerngroep. Zo ontstond de I-visie stap voor stap, met oog voor recente ontwikkelingen en behoeften vanuit de ODMH.
4. Plannen en organiseren: Met de kerngroep stelden we een projectenkalender op en koppelden hier direct (eind)verantwoordelijken aan. Zo bleven taken niet zweven en was voor zowel kerngroep als MT duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.

Nol: ‘Dankzij interviews met collega’s uit alle hoeken van de organisatie zijn inzichten en ambities, die eerder niet altijd bij alle   I-clusters terechtkwamen, nu helder geworden.’

Wat leverde het traject de ODMH op?

Veel disciplines zijn tijdens het traject aangehaakt om input te leveren voor de I-visie. Zo is de I-visie iets wat meer tussen de oren van mensen is gaan zitten, merkt ook Nol op: ‘Het besef dat er een meer structurele verbinding moet komen tussen de i-clusters, de primair proces-afdelingen en het MT is een belangrijke opbrengst. Dat zal op redelijke korte termijn worden gerealiseerd.’

Hoewel de bijbehorende planning en besluitvorming nog moet plaatsvinden bij het MT, is er een belangrijke les die Nol mee wil geven voor andere omgevingsdiensten: ‘Maak van het opstellen van een visie op de informatievoorziening geen traject van informatiemensen en ICT’ers. Betrek de hele organisatie; dat levert nieuwe inzichten op.’

Hoe kijken wij terug op deze opdracht?

Wij ervaren de ODMH als een energieke organisatie die actief inzet op digitale ontwikkelingen. Ze nemen bewust het initiatief en durven te investeren om voorop te blijven lopen. Wij gaan ervan uit dat deze I-visie hen de komende jaren als een duidelijk kompas zal dienen om de (digitale) ontwikkelingen gericht en effectief vorm te geven.

Wil jij ook een helder kompas voor je informatievoorziening én een aanpak die energie losmaakt in de organisatie? Onze adviseurs Ollie Peijnenburg en Thomas Beniers vertellen je graag meer over onze aanpak en gaan graag samen aan de slag.