Van goed idee naar een gedragen informatiestrategie; een klantcase van de gemeente Rotterdam

Het opstellen van een Informatiebeleidplan (-visie of -strategie) is vaak een vierjaarlijkse routine die elke gemeente wel eens doorloopt. In de praktijk is het lastig om het plan goed aan te laten sluiten bij de belevingswereld van de lijnorganisatie en daarmee het beleid niet in de organisatie breed wordt uitgedragen. Maar hoe ontwikkel je nu een breed gedragen informatiebeleidsplan welke zowel ambitieus, beheersbaar en uitvoerbaar is?

In het ontwikkelproces van een Informatiebeleidsplan is vaak traditioneel sprake van een spanningsveld tussen de lijnorganisatie en het I&A-werkveld. In algemene zin is de behoefte aan wendbaarheid, innovatie en flexibiliteit in de lijnorganisatie hoog. Tegelijkertijd is een beheersbare, betrouwbare, moderne en veilige ICT-omgeving onmiskenbaar aanwezig en vaak de hoogste prioriteit voor het I&A-werkveld. Traditioneel besteedt het i-werkveld aandacht aan inhoudelijke analyse en een formeel ontwerp van de ontwikkelrichting: de vele lijstjes met technologieën of methoden die de organisatie zou moeten omarmen. Om daar succesvol in te zijn, zal de menskant veel meer aandacht moeten krijgen; dus ook in de informatiestrategie.

Beide perspectieven hebben een eigen dynamiek en opgave. Het HR-perspectief blijkt vaak de missinglink te zijn om te komen tot een echt breed gedragen informatievisie. Want, en dit is misschien wel het belangrijkste element van het gehele proces, alle ambities die gedefinieerd worden, moeten ook uitvoerbaar zijn voor op de werkvloer. De uitdaging is het dan ook om al deze belangen en behoeften samen te brengen in één informatiebeleidsplan dat richtinggevend, kaderstellend (visie en leidende principes), herkenbaar (taal), dynamisch (methodisch) en uitvoerbaar is.

Gemeente Rotterdam: ‘’ Een goede strategie moet zich in de praktijk bewijzen; mensen doen dit; dan moet de mens dus ook in de strategie een centrale plaats krijgen. Bij de uitvoering van een project ontstaan vaak discussies over (architectuur-)principes. Dan pas wordt het gesprek gevoerd over het waarom van deze principes. Iedere opdrachtgever van een project geeft invulling aan het gewenste i-landschap van de toekomst; dus zou de waarom van de afwegingen en principes ook bij de opdrachtgever bekend moeten zijn. Dan wordt een digitale transformatie een brede beweging in je organisatie.’’

Een goede strategie moet zich in de praktijk bewijzen; mensen doen dit; dan moet de mens dus ook in de strategie een centrale plaats krijgen.

De vraag

De gemeente Rotterdam heeft de wens uitgesproken om een informatiestrategie op te stellen welke breed gedragen en herkend wordt. Er is veel kennis intern aanwezig en op de meeste onderdelen in het I&A-werkveld is al beleid vastgesteld of zijn uitgangspunten gedefinieerd. Ook heeft men op specifieke aspecten een beeld van wat er nog ontbreekt. De agile aanpak en visuele vormgeving die Native hanteert is bij dit vraagstuk een passend hulpmiddel.

Onze aanpak

In opeenvolgende sessies hebben we stapsgewijs de informatiestrategie opgesteld en op basis van de kennis van deelnemers (lijnorganisatie, I&A-werkveld en HR- en organisatieadviseurs) resultaten gerealiseerd. Tijdens de verschillende sessies zijn de uitgangspunten en kaders vanuit het I&A-beleid, ambities en ontwikkelingen vanuit de lijnorganisatie en de afhankelijkheden tussen HR en IV gedefinieerd. In een aantal scrumsessies is toegewerkt naar een compact en integraal voorstel van de informatiestrategie voor de gemeente Rotterdam. Deze is vervat in een visueel overzicht (AO-plaat). Tot slot is in samenwerking met de stakeholders gekeken naar de benodigde werkafspraken om het informatiebeleid actief te verankeren binnen Rotterdam.

Gemeente Rotterdam: ‘’ We zijn begonnen met heel veel kaders, beleid en strategieën om uiteindelijk door de betrokkenheid van vele tientallen collega’s uit te komen op een beperkte hoeveelheid echt belangrijke concern speerpunten en een gedragen voorstel wie zou moeten sturen op samenhang en het verander/leerproces.’’