Derde Jubileum event: De toekomstbestendige organisatie

Vorige week donderdag alweer het derde webinar van het Native on(line) tour Jubileum event. Dit keer: de toekomstgerichte organisatie. Hoe krijg je een verandering in de organisatie voor elkaar zodat je je kunt aanpassen op een sterk veranderende omgeving?

Het menselijk aspect van de digitale transformatie krijgt te weinig aandacht. Terwijl het voor veel actuele uitdagingen een voorwaarde is om succesvol te zijn. We horen vaak van onze klanten: “We willen wel veranderen, maar we weten niet hoe, waar we moeten beginnen en we hebben de middelen überhaupt ook niet”.

Native herkent bovenstaand dilemma maar, heeft een aanpak die een concreet handvat biedt. Thema van dit webinar: hoe ga je om met de digitale transitie waar we midden inzitten? Hoe zorg je ervoor dat de organisatie aanhaakt bij deze belangrijke niet te ontkennen ontwikkeling?

Digitale transitie

Na een korte introductie van Renier (adviseur bij Native), maakt Rob (partner en adviseur) allereerst een verdieping op het begrip ‘Digitale transitie’. Waar hebben we het over? De digitale transitie is: op een creatieve manier in de eigen organisatie digitale toepassingen inzetten. De digitale transitie gaat over techniek én mensen én dienstverlening.

De vierde revolutie

Voordat we de diepte ingegaan, schetst Rob nog kort de historische context waarin we de digitale transitie die ook wel de vierde revolutie genoemd wordt, moeten zien. De eerste ‘industriële’ revolutie kenmerkt zich (einde van de 19e eeuw) door de vervanging van handwerk door machines op stoom. De tweede revolutie werd gekenmerkt door het toepassen van elektriciteit waardoor massaproductie mogelijk werd. Na WOII gaf de intrede van de computer en IT het sein voor de derde revolutie. De vierde revolutie (sinds de jaren ’80) kenmerkt zich door de komst van het internet, mobiele telefonie, apps, e.d., dat mensen en organisaties over de hele wereld aan elkaar ‘geconnecteerd’ zijn. De fysieke wereld en de online wereld smelten samen. We zitten nu midden in deze digitale transitie. Processen en dienstverlening bij organisaties zijn meer en meer doordrenkt van digitalisering en combinaties van fysieke en virtuele (online) omgevingen.

De VNG faciliteert de gemeenten zoveel mogelijk, bijvoorbeeld met de Digi-agenda en informatieve overzichten en perspectieven over kansen en ontwikkelingen. Ze geeft daarbij ook aan welke aandachtspunten niet vergeten mogen worden. Zoals bijvoorbeeld ethiek, veiligheid en transparantie. Hoewel deze initiatieven van de VNG zeker helpen, zien we in de praktijk dat het toch vaak schort aan praktische toepasbaarheid en handvatten.

Digitale volwassenheid

Waar vinden gemeentelijke organisaties dat ze zelf staan? Onderzoek onder de doelgroep laat zien dat 20% denkt redelijk digitaal volwassen te zijn, 20% zegt aan het opstarten te zijn qua digitale transitie en 60% zegt in een opbouw fase te zitten (bron: M&I-partners).

We zijn er wel mee bezig maar erg vlotten wil het allemaal nog niet echt, is de conclusie. En hoewel er redenen aan te voeren zijn, waarom het voor lokale overheden niet eenvoudig is de digitale transitie onderdeel te laten zijn van hun handelen, is niets doen geen optie. Je houdt deze ontwikkeling niet tegen, je zult er onherroepelijk mee te maken krijgen.

Je kunt je zelfs afvragen of overheden niet juist aanjager moeten zijn. Dat lijkt vooralsnog echt een brug te ver omdat er simpelweg de mensen en middelen niet voor zijn. Rob geeft aan dat veel gemeenten zich in het kader van de digitale transitie richten op het optimaliseren van processen. Dit is ‘derde revolutie-denken’. De vraag is of je in staat bent om er anders naar te kijken. Kan digitalisering toegevoegde waarde bieden door toepassingen die bijdragen aan het maatschappelijk belang en de dienstverlening van de overheid aan de burgers.

‘Zoals het Native betaamd, maken we ook nu een routekaart waarin we abstracte theorie omzetten naar een concreet bruikbaar product.’

Stappen

Het is van belang om een visie op de digitale toekomst voor je organisatie als startpunt te nemen en deze is richtinggevend voor het hele veranderproces. Deze visie (toekomstbeeld) moet gedragen worden door de hele organisatie. Behalve deze eerste stap zijn er nog drie volgende stappen die het mogelijk maken om op de digitale transitie te anticiperen. De tweede stap is het in kaart brengen van de digitale volwassenheid van de organisatie. Hoe zit het bijvoorbeeld met “21ste eeuwse digitale vaardigheden” en “hoe digitaalbewust is de college en Raad”? Als je weet waar je naar toe wilt en waar je nu staat, kun je vervolgens een verander-route uitstippelen. Dit is vooral een management en organisatorisch vraagstuk. En tenslotte, je bent continu in verandering en nooit ‘klaar’. De digitale transitie is een ‘ongoing process’.

Routekaart digitale transitie

Zoals het Native betaamt, maken we ook nu een routekaart waarin we abstracte theorie omzetten naar een concreet bruikbaar product. De routekaart is nog in ontwikkeling en naar verwachting is deze in Q1 2023 gereed. De routekaart kent vier sporen. De vier sporen waar langs de digitale transitie gestalte krijgt, zijn:

Leiderschap & Cultuur,
Organisatie & Governance,
Informatie & Techniek en
Mens & Lerend Vermogen.

Het laatste spoor wordt tijdens het webinar specifiek besproken. Deze krijgt in de praktijk te weinig aandacht, geeft Jelle aan. Wat kan helpen is het maken van een zogenaamd manifest voor de cultuur en vaardigheden. Hierin staat omschreven welke vaardigheden van belang zijn en hoe men omgaat met innovatie in de organisatie (fouten mag!). Door deze vanzelfsprekende zaken letterlijk uit te schrijven en vast te leggen en zichtbaar te maken, vergroot je de kans dat ze in de praktijk ook daadwerkelijk uit de verf komen.

Native heeft goede ervaringen met een programma waarbij HR en IT samen werken aan een programma voor de 21e-eeuwse vaardigheden. Dit programma heeft Native in samenwerking met de Stichting Digitale Overheid opgezet, waarbij het Columbus model centraal staat. Het programma begint met inspiratieworkshops en vervolgens gaat men samen aan de slag met het samenstellen van een programma voor de 21e- eeuwse vaardigheden.

Omgaan met weerstand is een belangrijk thema in de veranderaanpak. Hoewel ‘overtuigen en inspireren’ als reactie op weerstand voor de hand ligt, is dit meestal niet de juiste remedie. Of beter gezegd, niet alleen de beste remedie. Omgaan met weerstand vraagt dan ook om verschillende type interventies. Het is belangrijk om eerst goed het gewenste gedrag te bepalen en vervolgens te onderzoeken waar en waarom er weerstand is voordat de juiste mix aan maatregelen bedacht kunnen worden.

Eigenaarschap

Het webinar eindigde met wie eigenaar is van de verandering. Het MT of DT? Of zijn het specifieke programma managers per domein? In de praktijk ligt het vaak bij IT omdat digitalisering vooral als iets technisch gezien wordt. Maar dat is niet terecht. Er zitten veel meer aspecten aan digitalisering zoals we hebben gezien. Op landelijk niveau zie je dat er soms bestuursfuncties gecreëerd worden die gefocust zijn op digitalisering. Misschien moet er bij de gemeente een wethouder digitalisering komen? Uiteindelijk moet de verantwoordelijkheid en het eigenaarschap in de lijn belegd worden.

Tot slot

Het was weer een enerverend webinar over een complex thema waarbij we allemaal de noodzaak en urgentie wel zien maar waarbij het ook hier niet eenvoudig is om daadwerkelijk verandering teweeg te brengen. Bij sommige deelnemers proefde je een bepaalde mate van machteloosheid. Er zijn al zoveel ontwikkelingen die op de organisatie afkomen. Goed en voldoende personeel krijgen en houden is een nijpend probleem, budgetten houden niet over en qua digitale kennis en ervaring hebben lokale overheden ook een grote uitdaging. Gelukkig heeft Native in dit webinar laten zien dat je met een pragmatische aanpak vanuit een visie met overtuiging je wel degelijk goede stappen vooruit kunt zetten. En vele kleine stapjes in de goede richting, brengen je uiteindelijk toch waar je wilt zijn. Stilstaan is geen optie!

Wil je het hele webinar terugkijken? Dat kan, klik hier om naar de opname ervan te gaan.

Mocht je meer willen weten over dit webinar, laat het ons weten en neem contact met ons op.