Tweede Native on(line) Tour Jubileum Webinar: Hoe pak je de ICT & Sourcing uitdagingen aan in een complexe omgeving

Vorige week donderdag was het tweede jubileum webinar in de reeks Native on(line) Tour. Dit keer ging het over de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van ICT & Sourcing de afgelopen 10 jaar en over de uitdagingen die er nu zijn op dit gebied. Na een korte inleiding van Reinier (adviseur bij Native) nam Martin het stokje over. Hij schetste in grote lijnen wat er de afgelopen 10 jaar is gebeurd met ICT & Sourcing en met name met betrekking tot de architectuur. Martin is een van de oprichters van Native en gaat al lang mee in dit vakgebied, hij keek terug en vertelde vanuit zijn eigen ervaring.

Een overzicht van eilandjes

Maarten (adviseur ICT & Sourcing) geeft een vervolg op het verhaal van Martin. Vaak hebben publieke organisaties slechts een deel van de architectuur in beeld. Er zijn wel deelplaten, maar niet van het geheel. Hoewel Native nog steeds A0-architectuurplaten maakt, is het een foto van dat moment en dus statisch. Ze zijn een goed startpunt maar eigenlijk geen bruikbaar eindproduct. ‘Op het moment dat de plaat wordt opgeleverd, is hij vaak op delen alweer achterhaald’.

Het inzichtelijk maken én houden van het totale ICT-landschap is een hele kluif, maar de noodzaak om er op te investeren wordt steeds groter. Lokale overheden opereren in een sterk veranderende omgeving. Het invoeren van nieuwe wetten bijvoorbeeld is aan de orde van de dag en door de digitale transformatie waar we middenin zitten, wordt de ICT-component bij deze veranderingen steeds prominenter. De digitale transformatie zorgt er bovendien voor dat ICT steeds belangrijker is geworden voor de dienstverlening en bedrijfsvoering.

De VNG heeft al meerder initiatieven genomen om gemeenten te helpen door meer structuur en standaarden te ontwikkelen. Common Ground en Gemma zijn hier voorbeelden van maar dekken ook weer niet de lading en vooral ook niet de behoefte. Om te voorkomen dat het inzicht in het ICT-landschap incompleet is , niet alle elementen zijn weergegeven en het overzicht niet wordt onderhouden, is een zogenaamde overall enterprise architectuur nodig. Deze kan het beste ‘van onderuit wordt opgebouwd’ geeft Jacko aan (adviseur ICT & Sourcing en Informatiemanagement).

Enterprise architecture

Uit diverse voorbeelden blijkt wat de gevolgen kunnen zijn, als er niet vanuit een enterprise architecture wordt gewerkt bij het doorvoeren van noodzakelijke veranderingen in het ICT-landschap. Bijvoorbeeld bij het ‘ver-SAASen’ van ICT-onderdelen wordt regelmatig niet vanuit standaarden gewerkt en er ‘per eiland’ ‘eigen oplossingen’ gemaakt. Hierdoor is het onderhoud en beheer heel inefficiënt en het wiel wordt telkens opnieuw uitgevonden. Een ander voorbeeld: dat bij de migratie van een oud naar een nieuw systeem er tijdens de migratie, op het allerlaatste moment allerlei verrassingen tevoorschijn komen die bij de voorbereidingen niet in beeld waren. Met alle gevolgen van dien.

Papieren waarheid

Er zijn genoeg redenen om te werken onder en aan architectuur. Naast de toenemende ‘verSAASing’, en dan met name ook de niet te voorkomen combinatie met oude legacy systemen die niet verSAASd kunnen worden, neemt het belang van een beheersbaar ICT-landschap toe, omdat er ook steeds meer datagedreven toepassingen komen waarbij het op orde hebben van de datahuishouding onontbeerlijk is.

De continue veranderende omstandigheden hebben hectische ontwikkel- en beheeruitdagingen tot gevolg. De organisatie ervan vraagt om beheersbaar wendbaar te zijn. De vraag waarom er dan nog zo weinig onder en aan architectuur gewerkt wordt, kan dan ook niet onbeantwoord blijven. Een van de deelnemers geeft aan:

‘Het actueel houden van het overzicht is cruciaal, anders heb je een papieren waarheid, die in de praktijk niets waard is’.

Dit vraagstuk zit in de categorie: ‘Ja, we willen wel, maar we weten niet hoe, dus dan doen we het niet’.

Hoe doorbreek je dit duivelse dilemma? Native heeft een drieledige benadering uit de praktijk.

Aanpak invoeren architectuur

Als eerste is het belangrijk om aan bewustwording te werken: ‘Het is niet het feestje van I&A’. Als tweede is het belangrijk om duidelijke uitgangspunten, principes en doelstellingen te formuleren. Zodat iedereen weet binnen welke kaders aan de architectuur gewerkt moet worden. Ten derde is het belangrijk om een stapsgewijze invoering te hanteren waarbij alle betrokken rollen organisatorisch goed geborgd zijn.

Een belangrijke rol hierbij is die van architect. Waarvan we merken dat die verschillend gedefinieerd en ingevuld wordt. Een van de deelnemers geeft aan dat hij zelf als architect vaak in een spagaat zit waarbij hij aan de ene kant met meer strategische algemene vraagstukken bezig moet zijn, hij aan de andere kant ook meer operationeel de boel moet coördineren (collega’s achter hun broek aan zitten) om de architectuur up-to-date te houden. In de praktijk werkt het niet om die twee rollen bij een persoon neer te leggen. Niet in de laatste plaats omdat dan de werkdruk te groot kan worden.

Keuze van de te gebruiken tooling

Kan werken onder en aan architectuur op een efficiënte manier gebeuren? Met name bij kleinere gemeenten zien we dat deze vraag vaak naar voren komt, vanuit kostenperspectief. Want een van de oplossingen is om de juiste tooling voor het beheren van de (Entreprise) architectuur te gebruiken. Hoewel de werkwijze met Excel en Viseo laagdrempelig is wat betreft kosten en gebruik, kan je hiermee niet alle benodigde functionaliteiten invullen.

Beter is het om een integrale tool te gebruiken dat alle aspecten van werken onder en aan architectuur ondersteunt. Van processen tot aan infrastructuur en de samenhang tussen de onderdelen en lagen van de architectuur. Daarbij bevat het ook hulpmiddelen om onderhoudstaken bij verantwoordelijken neer te leggen en de voortgang daarvan te monitoren. Deze tools hebben wel een prijskaartje, hetgeen voor kleinere organisaties een drempel is om de stap te maken. Waarop Martin aangeeft dat juist voor de kleinere gemeenten het nog belangrijker is om efficiënt en nauwkeurig te werken en voor hen de noodzaak om dergelijke tools te gebruiken nog groter is. Dit wordt onder andere ingegeven door het feit de teams vaak kleiner zijn, kennis veelal bij een persoon in het hoofd zit en daarmee vluchtig is, en de druk op de arbeidsmarkt een factor is die bij de afweging van de investering meegewogen moet worden. Alweer een duivels dilemma.

Vanuit Native zien we wel het belang èn de meerwaarde van een tool voor Enterprise architectuur waardoor we investeren in kennis en ervaring met deze tools. Ook vertalen we onze werkwijze met Excel en Visio naar een goede opzet in deze tools. Hiervoor intensiveren we onze samenwerking met de leveranciers.

Al met al een behoorlijk intensief en interactief webinar waarin het belang van ‘werken onder en aan architectuur’ is toegelicht en ook gekeken is naar waarom het vaak niet gebeurd, wat de barrières en uitdagingen zijn. Het webinar heeft handvatten gegeven om het wel mogelijk te maken in de organisatie en de middelen die je daarbij nodig hebt.

Wil je het hele webinar terugkijken? Dat kan, klik hier om naar de opname ervan te gaan.

Mocht je meer willen weten over dit webinar, laat het ons weten en neem contact met ons op!