Wat zijn de voordelen van gebruik KPI’s?
- KPI’s dragen bij aan openheid en transparantie over de doelstellingen van de organisatie. Met de komst van de Wet Open Overheid essentieel en het maakt het voor medewerkers en burgers duidelijk waar de organisatie naar streeft en wat er van hen verwacht wordt.
- Duidelijke KPI’s kunnen bijdragen aan de productiviteit. Door duidelijke prestatiedoelen te stellen, wordt het voor medewerkers duidelijk wat er van hen verwacht wordt en hoe zij zelf kunnen bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.
- Tot slot kunnen KPI’s helpen om de prestaties van de organisatie te meten en vooral te verbeteren. Door regelmatig te meten en te evalueren of de gestelde doelen worden behaald, kunnen organisaties tijdig bijsturen en verbeteringen doorvoeren, waar nodig. Denk aan procesoptimalisatie of verbetering van de dienstverlening.
Nadelen van het gebruik KPI’s
- Te veel KPI’s leiden tot een overdaad aan informatie. Dit kan verwarrend zijn voor medewerkers en zorgen voor een gebrek aan focus op de belangrijkste doelen.
- KPI’s kunnen leiden tot een cultuur van cijfermatig denken. Dit kan ten koste gaan van andere belangrijke aspecten zoals creativiteit, innovatie, samenwerking en klantgerichtheid.
- Tot slot kunnen KPI’s leiden tot perverse prikkels. Het kan zijn dat medewerkers zich zo sterk richten op het behalen van KPI’s dat zij andere belangrijke aspecten uit het oog verliezen. Dit kan leiden tot ongewenste effecten, zoals het creëren van schijnresultaten.
Bij Native Consulting zijn we ervan overtuigd dat KPI’s een belangrijk onderdeel zijn van datagedreven werken. Maak het onderdeel van je programma data, maar maak het geen doel op zich en heb continu aandacht voor de keerzijde. Denk aan de volgende randvoorwaarden:
- KPI’s moeten om te zetten zijn naar acties. Stel bij iedere KPI de ‘wat doen we ermee in de praktijk’ vraag. Als je hier geen concreet antwoord op hebt, is het geen bruikbare KPI. In de praktijk zien we veel KPI’s die niet gebruikt worden, maar wel verwerkt zijn in een dashboard en onderhouden worden.
- Zet de dienstverlening en de beleidsdoelstellingen centraal, niet het produceren van cijfers.
- Zorg voor heldere meta data (definities, productiedatum, etc.) om te voorkomen dat KPI discussies gaan over ‘hoe kan dat nou?’ of ‘dat kan echt niet kloppen hoor’.
- KPI zijn altijd gekoppeld aan een (vak)afdeling of team, KPI’s moeten beïnvloedbaar zijn door het betreffende team of door de afdeling.
Native ondersteunt organisaties met bijvoorbeeld inspiratiesessies voor beleidsteams en (programma) managers. Samen gaan we in gesprek, geven we inspirerende voorbeelden van KPI’s, oefenen we in het maken van datagedreven (beleids)plannen, maar zorgen we ook dat er ruimte blijft voor andere belangrijke zaken zoals innovatie, samenwerking en focus op optimale dienstverlening voor de inwoners.
Het maken van KPI’s is maar een klein onderdeel van het datagedreven werken. Native ondersteunt organisaties met een volledige routekaart naar een datagedreven organisatie. Deze kunt u hier downloaden. |
