Effectief datagedreven werken met de A van de PDCA-cyclus

03 juni 2020

Nu de werkdruk hoog ligt en uw I&A afdeling wellicht overbelast raakt, doet de kans zich voor dat de invoering van datagedreven werken ondergesneeuwd wordt door de hectiek van de dag. Terwijl juist het datagedreven werken de uitvoering van werkzaamheden efficiënter en effectiever kan maken. De in de jaren vijftig ontwikkelde PDCA-cyclus kan uw team verrassend goed ondersteunen bij het actief houden van het datagedreven werken.

Datagedreven werken biedt goede mogelijkheden om te sturen op uw bedrijfsdoelen. Hiervoor moeten uw medewerkers goed inzicht hebben in de gegevens en daar effectief op kunnen sturen of bijsturen. Dit betekent dat uw medewerkers de waarde van data moeten leren inzien én toepassen! Dit doet u het beste door de vakspecialisten bij het datagedreven werken te betrekken en samen de door dr. W.E. Deming bedachte fases Plan, Do, Check, Act te laten doorlopen. Op deze wijze werkt u toe naar een datagedreven organisatie waarvan de betrokkenen direct de resultaten, in de vorm van rapportages en analyses, zien en daarop kunnen acteren. Dit geeft betrokkenheid, inzicht en overzicht waardoor medewerkers beter kunnen presteren.

De belangrijke elementen binnen de PDCA-cyclus van datagericht werken:

PLAN

Definieer het doel van het project en een onderzoeksvraag.

Wat wilt u precies bereiken en hoe gaat datagedreven werken hier aan bijdragen? Stel dat uw doel is om de kosten van de jeugdzorg omlaag te brengen. Dan bevat het startonderzoek in ieder geval de vragen:

• Wat zijn de kosten van jeugdzorg?
• Wat weten we al over de kosten van de jeugdzorg?
• Wat heeft de grootste invloed op de kosten van jeugdzorg?

Na dit startonderzoek is het wellicht nodig om uw exacte onderzoeksvraag scherper te stellen. U kunt nu waarschijnlijk ook beter bepalen wat de huidige toestand is (uw nulmeting) en waar u naar toe wilt. Zorg dat dit laatste ook daadwerkelijk iets meetbaars is.

Anticipeer op de A van de PDCA-cyclus. Dit is hét moment waarop u het verschil kunt maken. In deze eerste fase is het belangrijk om nu al de acties te bedenken die u gaat nemen met het resultaat. Om bij ons voorbeeld te blijven, stel uw onderzoeksvraag is het groeperen van cliënten op verbruik van budget. Wat kunt u dan gaan doen met dit inzicht? Kunt u hiermee actie ondernemen? Zo niet, herdefinieer nu dan de onderzoeksvraag. Dit is een cruciaal moment voor de juiste inzet van uw tijd en geld.

DO

Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling.

In deze fase verzamelt en prepareert u de benodigde brongegevens, gaat u in gesprek met vakinhoudelijk experts en voert u de analyse uit en/of maakt u het rapport. Alhoewel dit makkelijk gezegd is, kent dit traject zijn eigen uitdagingen. Met name het verzamelen en prepareren van de brongegevens is een tijdrovende bezigheid.

CHECK

Op dit moment deelt u de resultaten.

In de praktijk van het datagedreven werken zullen de DO en de CHECK fase door elkaar heen lopen. In deze fase voert u een reality check met de vakinhoudelijk experts uit op de gemaakt analyses of rapporten en constateert hoogst waarschijnlijk (datakwaliteits)problemen. Het team denkt met de inhoudelijk experts na over alternatieven en herstart de DO-fase. Uiteindelijk leidt dit tot een daadwerkelijk resultaat dat u tegen de nulmeting aan kunt houden. Na enige iteraties tussen de fasen DO en CHECK heeft u een bruikbaar resultaat. Dan volgt de meest belangrijke fase: ACT.

ACT

Volg de vooraf geplande acties van uw resultaten op.

Datagedreven werken zonder actie naar aanleiding van de data is een zwaar verlies in de tijd- en kosten investering. Juist deze ACT-fase biedt de kans om daadwerkelijk bij te dragen aan de bedrijfsdoelstellingen en hier stappen vooruit te zetten. Deze bedrijfsdoelstellingen kunnen zijn:

Kosten reduceren, snelheid van verwerking vergroten, fouten reduceren, capaciteit uitbreiden, kwaliteit verbeteren, dienstverlening verbeteren.

In de ACT fase gaat u het werkproces aanpassen en finetunen aan de hand van de gevonden resultaten in de CHECK fase. In de PLAN fase heeft u al bedacht welke actie u gaat ondernemen aan de hand van het resultaat. Nu is het tijd om deze actie ook uit te voeren. De ACT fase is de sluitende fase van het echte begin! En vervolgens begint de PDCA-cyclus weer opnieuw.

Samenvattend helpt deze methodiek u op weg naar een datagedreven organisatie, ook in deze intensieve tijd. De werkzaamheden zullen beter worden uitgevoerd door het stapsgewijs invoeren en het effectief gebruiken van data. Het vereist een actieve rol van de medewerkers die op deze wijze leren om hier zelf wat mee te gaan doen. Datagericht werken dient zo zijn doel als ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden. Wilt u hier meer over weten of kunt u ondersteuning gebruiken om de PDCA-cyclus voor datagericht werken te implementeren? Neem dan contact op met onze adviseur. Mariëlle Hulsegge, m.hulsegge@nativeconsulting.