Het belang van meten van de volwassenheid van de informatievoorziening voor een organisatie

13 april 2023

Het belang van meten van de volwassenheid van de informatievoorziening voor een organisatie
Iedereen is het er inmiddels wel over eens en het klinkt als een open deur: een goede informatievoorziening is van groot belang voor gemeenten. Informatie speelt namelijk een cruciale rol bij het nemen van beslissingen en het uitvoeren van taken. Het is daarom belangrijk dat gemeenten beschikken over een volwassen informatievoorziening die aansluit bij de behoeften van de organisatie en haar stakeholders. 

Maar als dit nou zo’n open deur is, waarom worstelen veel organisaties dan nog steeds met ‘volwassen informatievoorziening’? Het antwoord is net zo simpel als de oplossing complex is. Organisaties weten te vaak niet wat ‘volwassen informatievoorziening’ is en hoever ze daarvan af zijn.

Als het doel niet duidelijk is en je niet weet waar je nu staat is het schier onmogelijk om te bepalen of je over een volwassen informatievoorziening beschikt. Het is alsof je op reis gaat, maar niet weet waarnaartoe en niet weet wat je vertrekpunt is.

Vertrekpunt

Gelukkig hebben steeds meer organisaties een beeld van de stip op de horizon, de bestemming. En zijn ze prima in staat om te beschrijven wat een volwassen informatievoorziening betekent. De onduidelijk heeft vooral te maken met het niet weten waarvandaan je vertrekt. Niks is moeilijker dan een verandering of ontwikkeling inzetten zonder de omvang daarvan te weten. Met als resultaat een onvoorspelbaar, ongestructureerd en onbeheersbaar verandertraject.

Tegelijk is anders dan in samenhang

Met veel energie, urgentiebesef en de beste bedoelingen gaat een (deel van de) organisatie aan de slag. Een nieuwe informatievisie of nieuw beleid, een aangepaste strategie, efficiëntere processen, een aanpassing van de I&A organisatie en de zoektocht naar toekomstbestendige techniek zijn vaak onderwerpen die opgepakt worden…en ‘bij voorkeur’ allemaal tegelijk. En daar zit de crux, tegelijk is namelijk echt iets anders dan in samenhang. Zonder te weten waar je als organisatie staat aan alle knoppen tegelijk draaien is een recept voor onvoorspelbaarheid, chaos en dus minder kans op succesvolle verandering of verbetering. De ervaring leert dat het zetten van kleinere stappen in samenhang meer bijdraagt aan het geheel. Maar hoe bepaal je dan hoe die stappen eruitzien?

Het meten van de volwassenheid van de informatievoorziening kan op verschillende manieren. Zo kan er bijvoorbeeld gekeken worden naar de mate waarin informatie gestandaardiseerd en gestructureerd is, de mate van integratie tussen verschillende informatiesystemen, de kwaliteit van de informatie, etc.
Quickscan

Bij Native gebruiken we een Quickscan om de volwassenheid van de informatievoorziening in kaart te brengen en te bepalen waar je organisatie staat. Tijdens het uitvoeren van de Quickscan kijken we samen met de organisatie naar verschillende onderdelen van de informatievoorziening zoals hieronder schematisch is weergegeven.

De Quickscan bestaat naast interviews met stakeholders uit een vaste set aan vragen per onderdeel. Vervolgens worden op basis van de uitkomsten van interviews en de antwoorden op de vragen samen met de organisatie kleine stappen richting het volgende niveau gedefinieerd. Zo krijgt de organisatie per onderdeel inzicht in de volwassenheid en een advies hoe de informatievoorziening verder te ontwikkelen.

Op dit moment voeren onze adviseurs deze Quickscan samen met organisaties uit, in de toekomst is het de bedoeling om organisaties in staat te stellen om deze Quickscan zelf uit te voeren. Hiervoor ontwikkelen wij op dit moment een product, waarmee organisaties zelf een eerste meting kunnen uitvoeren. De bedoeling is dat gemeenten daarmee geautomatiseerd een advies krijgen met concrete acties. Op die manier kan men zelf aan de slag om in samenhang te groeien in volwassenheid.

Heb je vragen over dit onderwerp of wil je er eens over sparren? Neem dan gerust contact op met Jacko Kuppens of Martin van Dijk.

Delen via

Actueel

Zomeroverpeinzingen: een onmogelijk opgave mogelijk maken, hoe krijgen we grip op AI?

04 juli 2024

Zomeroverpeinzingen: een onmogelijk opgave mogelijk maken, hoe krijgen we grip op AI?

Van cyberzorgen naar cyberzorgeloos: identificatie van verbeteringen en tekortkomingen

30 mei 2024

Van cyberzorgen naar cyberzorgeloos: identificatie van verbeteringen en tekortkomingen

Succesvol transformeren naar een datagedreven organisatie met gedragswetenschap

16 mei 2024

Succesvol transformeren naar een datagedreven organisatie met gedragswetenschap

Werken onder architectuur: de enterprise architect verstaanbaar maken in de organisatie!

02 mei 2024

Werken onder architectuur: de enterprise architect verstaanbaar maken in de organisatie!