Informatiewetten: Breng de impact en samenhang in kaart

03 november 2022

Informatiewetten: Breng de impact en samenhang in kaart
Een integrale en praktische aanpak voor het bepalen van de impact en samenhang van informatiewetten op jouw organisatie.

Overheidsorganisaties hebben te maken met een veelheid aan wetten waaraan ze uitvoering moeten geven (Woo, SDG, WEP, WMEBV, WDO, Omgevingswet, Archiefwet etc.). Eerder constateerde de VNG al dat gemeenten (red: en andere overheidsorganisaties) vastlopen op de gevolgen van de versnippering van wetgeving in het informatiedomein. Tot en met 2026 komen er naast de reeds bekende wetten vanuit de Europese Unie onder het mom van de ‘Digitale Decade’ nog meer nieuwe wetten en regels op de lokale overheid af. Hoe bereid je jouw organisatie nu al voor op al deze veranderingen? Voorkom dat jouw organisatie vastloopt door nu inzicht te creëren in de impact en samenhang van deze wetten op de processen, dienstverlening en informatiehuishouding. In deze nieuwsbrief delen wij onze ervaringen.

Impactanalyse in samenhang

Voor meerdere overheidsorganisaties hebben we afgelopen jaar impactanalyses uitgevoerd. Bijvoorbeeld op de Wet open overheid (Woo), de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) of de Wet Digitale Toegankelijkheid (DTO). In deze impactanalyses maken we, aan de hand van checklists, samen met de belangrijkste stakeholders in de organisatie inzichtelijk welke acties nodig zijn om te voldoen aan de wet. Daarnaast bepalen we wat de impact van deze acties is op de dienstverlening, processen, informatievoorziening, techniek en als allerbelangrijkste de mens.

Om de veranderopgave voor de organisatie goed in beeld te krijgen, en deze effectief aan te kunnen gaan, adviseren wij om de verschillende informatiewetten in samenhang te bekijken. Waar zitten de raakvlakken tussen deze wetten? Recent hebben we voor een waterschap een integrale impactanalyse uitgevoerd op 12 informatiewetten.

Routekaart informatiewetten 

De uitkomst van de impactanalyse hebben we gevisualiseerd in een routekaart. We hebben daarbij de verschillende wetten gebundeld aan de hand van publieke waarden zoals: (het recht op) digitaal zakendoen, duurzame toegankelijkheid, gegevensbescherming en openheid en transparantie. In de routekaart is in één oogopslag zichtbaar waar de relatie zit tussen de verschillende activiteiten. Dit maakt de opgave inzichtelijk en geeft mogelijkheden om acties slim in samenhang op te pakken. Zo voorkom je dubbel werk. De routekaart dient als ‘praatplaat’ om met de organisatie het gesprek aan te gaan over de afhankelijkheden en prioriteiten. Hier vind je een voorbeeld van een routekaart.

Praatplaat opgave: impact en samenhang

Voor ieder ‘spoor’ bepalen we samen met de stakeholders de visie, ambitie en uitgangspunten. Dit op basis van reeds bestaande documenten zoals de organisatievisie, het bestuursakkoord en interne beleidsdocumenten. Vervolgens werken we vanuit de visie, ambitie en uitgangspunten per wet het ambitieniveau en de impact uit. Vanuit de ambitie en impact brengen we de samenhang, de opgave, de uitdagingen, benodigde capaciteit & middelen en de risico’s in beeld. Dit alles vatten we per spoor samen in overzichtelijke praatplaat. In één oogopslag wordt duidelijk waar de organisatie staat, en waar de opgave voor de komende jaren ligt. Dit biedt handvatten en aanknopingspunten om in gesprek te gaan met het management en de teams. Hier vind je voorbeelden van praatplaten per spoor.

Aanbevelingen

Creëer inzicht in het informatielandschap

Vanuit meerdere wetten is het noodzakelijk om producten en diensten, processen, applicaties en gegevensstromen te inventariseren. Het informatielandschap structureel in beeld hebben en houden is nodig om in samenhang te kunnen ontwikkelen. Native maakt informatie architectuurplaten waarop de samenhang van applicaties, data, koppelingen en externe verbindingen integraal getekend zijn. Meer hierover lees je in onze vorige nieuwsbrief.

Breng de informatiehuishouding op orde

De informatiehuishouding van de organisatie moet op orde worden gebracht. Dit onder meer in het kader van de duurzame toegankelijkheid (Archiefwet en Digitale toegankelijkheid) en openheid en transparantie (o.a. Wet open overheid en de Wet elektronische publicaties). Het doel is om steeds te beschikken over juiste, actuele en betrouwbare informatie, die goed vindbaar en toegankelijk is. Dit betekent dat processen en informatiesystemen aan de voorkant, vanaf het daadwerkelijk creëren van informatie, op een andere manier moeten worden ingericht. Dit is een omvangrijke opgave die invloed heeft op de werkwijze van de medewerkers. In dit kader zijn strategische keuzes (bv. over metadatering) vanuit een goed doordacht en gedragen informatiebeheerplan nodig.

Coördineer de implementatie

De verschillende informatiewetten vertonen op meerdere plekken overlap, afhankelijkheden en op sommige vlakken zelfs tegenstrijdigheden of dilemma’s. Om de implementatie van deze wetten in goede banen te leiden en de samenhang tussen de verschillende acties te bewaken is het aan te raden om een coördinator aan te stellen die het geheel overziet.

Borg eigenaarschap & governance

Naast coördinatie is het, gezien het grote aantal projecten, essentieel dat er verantwoordelijkheden worden belegd voor ieder project met daarbij behorend eigenaarschap. Dit geldt ook voor aandachtsgebieden die in de lijn worden belegd. Eigenaarschap kan bijvoorbeeld thematisch worden ingericht aan de hand van de uitgevoerd impactanalyse. Governance kan worden geborgd middels projectportfolio management. Prioriteer op managementniveau en verbindt de eigenaren om overlap te voorkomen en blijvend eigenaarschap te stimuleren.

Werk aan bewustwording en 21e- eeuwse vaardigheden

De bewustwording binnen de organisatie over de impact van de informatiewetten op het dagelijks werk moet worden vergroot. De verschillende informatiewetten vragen naast aanpassingen aan processen en systemen ook een andere houding en gedrag in het omgaan met informatie. Daarmee is het een veranderkundige opgave voor de organisatie. Laat informatievoorziening en HR intensief samenwerken als het gaat om de 21e-eeuwse vaardigheden van haar huidige en toekomstige medewerkers. Speciaal voor overheden heeft Native hiervoor samen met het instituut voor digitale intelligentie het programma HiRT (HR meets IT) ontwikkeld.

Delen via

Actueel

Informatiehuishouding is de basis van alle gemeentelijke uitdagingen!

23 november 2023

Informatiehuishouding is de basis van alle gemeentelijke uitdagingen!

Op zoek naar een Woo-publicatiekanaal?

09 november 2023

Op zoek naar een Woo-publicatiekanaal?

Referentiemodel DAMA DMBOK voor datagedreven werken; wel of niet bruikbaar?

12 oktober 2023

Referentiemodel DAMA DMBOK voor datagedreven werken; wel of niet bruikbaar?

Het doek valt voor ICT-samenwerkingen, als...

28 september 2023

Het doek valt voor ICT-samenwerkingen, als...