De voordelen
Het werken met DAMA DMBOK biedt diverse voordelen voor overheden die meer met datamanagement en -governance willen en/of moeten doen. Of het nu het verbeteren van de datakwaliteit is, het inrichten van datagovernance of het sturen op de datalevenscyclus; DAMA voorziet alle onderwerpen van voldoende duiding en toepasbare frameworks.
Gegevensbeheer op orde
Een van de belangrijkste voordelen van het toepassen van DAMA DMBOK is het verbeteren van gegevenskwaliteit en consistentie. Dit raamwerk biedt richtlijnen en best practices voor het vaststellen van normen en processen voor gegevenskwaliteit, waardoor een gemeente de kwaliteit en betrouwbaarheid van haar gegevens kan verhogen. Dit is cruciaal voor gemeenten, omdat ze vertrouwen op gegevens voor besluitvorming en dienstverlening aan inwoners. Daarnaast legt het raamwerk een sterke nadruk op governance. Het helpt bij het vaststellen van duidelijke verantwoordelijkheden en procedures voor gegevensbeheer, waardoor de mate van transparantie en verantwoording toenemen. Dit kan helpen bij het beheren van gevoelige inwonersgegevens en het voldoen aan de wettelijke vereisten, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet Open Overheid.
Efficiënt en een betere dienstverlening
Door DAMA DMBOK te gebruiken om gegevensprocessen te optimaliseren, kunnen gemeenten efficiënter werken. Het minimaliseert bijvoorbeeld dubbele invoer, vermindert gegevensinconsistenties en vereenvoudigt gegevensintegratie tussen afdelingen. Uiteindelijk komt dit de dienstverlening aan inwoners ten goede. Het verbetert bijvoorbeeld de mogelijkheid om gegevens te analyseren en trends te identificeren, wat kan leiden tot pro actievere besluitvorming en meer op maat gemaakte diensten voor inwoners, ondernemers en maatschappelijk organisaties.
Aandachtspunten
Hoewel DAMA DMBOK aanzienlijke voordelen biedt voor gegevensbeheer in verschillende contexten, kunnen lokale overheden terughoudend zijn bij de toepassing ervan. Deze terughoudendheid kan voortkomen uit verschillende overwegingen, waaronder beperkte middelen, de perceptie van complexiteit en de noodzaak om prioriteiten te stellen.
Een grote investering
Allereerst moet je investeren in de technologie en opleiding van medewerkers om het raamwerk effectief te kunnen toepassen. Daarnaast gaat dit eventueel gepaard met een bepaalde cultuurverandering in de organisatie. Medewerkers moeten zich bewust worden van het belang van gegevensbeheer en bereid zijn om nieuwe procedures te volgen. Dit kan weerstand en uitdagingen met zich meebrengen.
Complexiteit
DAMA DMBOK is een uitgebreid raamwerk dat verschillende aspecten van gegevensbeheer bestrijkt. Het kan complex lijken voor gemeenten met beperkte middelen en ervaring in gegevensbeheer. Daarom is het belangrijk om de implementatie stapsgewijs te benaderen en prioriteit te geven aan de meest dringende behoeften. Bovendien is het een gestandaardiseerd raamwerk. Dat betekent dat het mogelijk minder flexibel is voor aanpassing aan de specifieke behoeften en schaal van een kleinere organisatie. Zo kan het moeilijk zijn om het raamwerk op maat te maken voor de lokale situatie.
Continue proces
Het implementeren van DAMA DMBOK is geen eenmalige inspanning. Het opzetten en onderhouden van een effectief gegevensbeheerprogramma vereist aanzienlijke tijd en toewijding van het personeel. Dit omvat het bijwerken van gegevensnormen, het opleiden van personeel en het aanpassen aan veranderende behoeften en technologieën. Lokale overheden hebben mogelijk niet voldoende middelen of tijd om dit te realiseren.
DAMA DMBOK in de context van de lokale overheid
Een ander aandachtspunt is dat DAMA niet specifiek voor overheden geschreven is, maar voor organisaties in het algemeen. Mocht je ermee gaan werken, zorg dan bij de vertaling van alle onderwerpen dat je de standaarden, terminologie, aansluiting wet- en regelgeving, et cetera, meeneemt om te voldoen aan alle vereisten. Zo maak je het ook herkenbaar voor medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan het stelsel van basisregistraties voor lokale overheden (masterdata in DAMA DMBOK). Er zullen waarschijnlijk geen data stewards aanwezig zijn in alle domeinen, terwijl DAMA DMBOK dit wel voorschrijft. Sommige taken van een data steward kunnen echter op een natuurlijke manier samengaan met die van een business analist, een stelselregisseur of functioneel beheerder. Maak hier dus ook gebruik van bij het inrichten van je governance.
Kortom, hoewel DAMA DMBOK waardevolle richtlijnen biedt voor gegevensbeheer, moeten kleinere organisaties zorgvuldig overwegen of de voordelen opwegen tegen de mogelijke nadelen in termen van complexiteit, kosten en flexibiliteit.
Begin bij een volwassenheidsmeting
Bij datagedreven werken en het opzetten van goede datagovernance is een solide startpunt cruciaal. Door te starten met een volwassenheidsmeting, waarbij je onder andere aandacht besteedt aan datagoverance, kun je vaststellen wat je huidige situatie is ten opzichte van je ambitie. De nulmeting kan worden uitgevoerd op basis van de maturity scan van het DAMA DMBOK framework, maar kan ook op basis van de volwassenheidmeting van Native, waarin er voor een meer pragmatische insteek is gekozen. De resultaten van de nulmeting bieden inzicht in activiteiten gericht op het opzetten of optimaliseren van je datagovernance. Bij het opstellen van activiteiten is het vervolgens raadzaam om het DAMA DMBOK framework bij de hand te houden en hieruit onderdelen te halen die passen bij de realisatiekracht van jouw organisatie. Het framework biedt diverse handvatten. Dit is ook essentieel bij het op orde krijgen van je informatiehuishouding in het kader van bijvoorbeeld de Wet Open Overheid, de nieuwe archiefwet en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. |
