Routekaart verSaaSing naar SaaS platformen 

16 februari 2023

Routekaart verSaaSing naar SaaS platformen 
Routekaart verSaaSing naar SaaS platformen
De trend dat applicaties voor de gemeente alleen nog maar worden aangeboden in een SaaS-variant maakt dat er nagedacht moet worden over de toekomst van de ICT-infrastructuur en het beheer daarvan. Belangrijke vragen daarbij zijn: “Wat doen we met onze applicaties die niet of nog niet als SaaS beschikbaar komen? Wachten we de ontwikkelingen af of nemen we zelf regie? Hoe gaan we om met de gevolgen voor onze ICT-infrastructuur en ons beheer?”

We hebben al vaker stilgestaan bij de optie om te kiezen voor onderbrengen van de ICT-omgeving en het ICT-beheer bij een externe partij. Veel gemeenten hebben al voor deze weg gekozen. Maar als je het beheer goed op orde hebt en je een goed functionerend beheer team hebt, is er nog een andere optie die we gemeenten steeds vaker zien verkennen:

De achterblijvende applicaties en de ICT omgeving zelf actief naar de cloud brengen.
Hiermee bedoelen we dat de gemeente actief stuurt op een overgang naar SaaS-applicaties en tegelijkertijd haar eigen ICT-omgeving met de nog aanwezige applicaties en data naar een SaaS-platform zoals Microsoft Azure, AWS van Amazon of Google Cloud migreert.

Uitgangspunten voor elke Cloud gang 

Of we het nu hebben over applicatie verSaaSing of het onderbrengen van je gehele ICT-infrastructuur bij een SaaS platform, alles begint met het vaststellen van uitgangspunten op diverse terreinen.

Enterprise Architectuur; regie op het geheel

Informatielandschappen van gemeenten worden nog steeds complexer. Organisaties komen erachter dat ze niet precies weten welke applicaties ze raken of welke werkprocessen ze overhoophalen. De oplossing: werken onder én aan architectuur. Het is van belang om een goed overzicht te hebben over het landschap en de samenhang. Maar zeker ook welke principes er voor de architectuur moeten gelden. Want vanuit deze principes kunnen de keuzes gemaakt worden voor de overgang naar SaaS-applicaties en het SaaS-platform voor de ICT-infrastructuur en de overige applicaties.

Privacy & beveiliging 

Security is een belangrijk aandachtspunt. De ICT-omgeving, de applicaties en het gebruik en uitwisseling van data moet voldoen aan de huidige wet- en regelgeving ten aanzien van beveiliging en privacy. Bij het “verSaaSen” moet er duidelijk zijn waar de nieuwe applicaties en/of omgeving aan moet voldoen en hoe daar controle op mogelijk blijft.

Informatie-uitwisseling 

Het gebruik van zaaksystemen, documentmagazijnen, digitale procesondersteuning, integrale inkoopapplicaties, gekoppelde HRM systemen, digitale toegang, autorisatie oplossingen, etc. zorgen bij organisaties voor een spaghetti aan koppelingen, applicatieverbanden en procesrelaties. Ook met de opkomst van Common Ground en het 5-lagen principe is er een steeds groter wordende behoefte aan grip op de informatievoorziening. Het is daarom van essentieel belang dat er kaders worden gecreëerd voor hoe je data wilt uitwisselen en hoe je die uitwisseling wilt monitoren, zodat het veilig, overzichtelijk en gestandaardiseerd gebeurt.

Organisatieverandering

Is er voldoende kennis in huis om de migratie en het beheer zelf uit te voeren? Is inzichtelijk welke kennis en vaardigheden nodig zijn voor de migratie en het beheren? Er moet in kaart worden gebracht of de organisatie gereed gemaakt wordt voor de overstap naar een SaaS platform.

Contract & leveranciersmanagement 

De kostenstructuur zal ingrijpend veranderen. Grote eenmalige investeringen voor vernieuwing van de ICT-infrastructuur komen te vervallen. Er zal naar gebruik worden betaald. Om verrassingen te voorkomen is het van belang om duidelijk in kaart te brengen wat migratiekosten, vaste kosten en variabele kosten zijn. Maak een goede inschatting in de groei van de organisatie en de invloed op de bijkomende kosten. Een belangrijk voordeel is wel dat, omdat er wordt betaald naar gebruik, bij het verplaatsen van applicaties en data naar een cloud omgeving van een applicatieleverancier wel direct een afname zal zijn van de kosten van de eigen cloud omgeving. Hetgeen bij het hebben van eigen infrastructuur niet het geval is tot het einde van de financiële levensduur van de hardware en systeemsoftware.

Grip door een stappenplan

Hoe zorg je ervoor dat je grip houdt op de ingezette beweging, om de juiste dingen te blijven doen en vooruitgang te boeken? Als eerste stap is het hebben van een compleet beeld van het applicatielandschap en welke daarvan al als SaaS-applicatie in gebruik zijn noodzakelijk. Met dat inzicht kun je de volgende stappen volgen voor het verder verSaaSen van de omgeving:

  • Creëer inzicht met het opstellen van een roadmap van de lopende en komende projecten en applicatie verSaaSingen;
    • Verzamelen bekende projecten door uitvraag bij stakeholders;
    • Houden van een werksessies, met bij projecten betrokken medewerkers, waarbij overzicht van projecten doorlopen wordt, inschatting wordt gemaakt over grootte, impact en voorzien wordt van prioritering;
  • Creëer een grafische weergave (A0 plaat) in de vorm van een routekaart, waardoor er in één opslag duidelijk is wat er speelt, wat prioriteit heeft en in welke volgorde projecten uitgevoerd worden.
    • Uitwerken overzicht en opstellen roadmap;
    • Houden van werksessies voor validatie en verdieping van het projectenoverzicht en de roadmap;
    • Verwerken input in definitieve versie;
  • Zorg voor stevige projectleiding voor sturing op de onderkende projecten, zodat de doelstellingen gehaald worden.
Vragen? 

Is verSaaSing in jouw organisatie een vraagstuk waar je mee worstelt en zoek je een partij die je daarbij kan helpen? Neem dan contact met op met Maarten Derksen of Maikel Hof via 085-4012987 of info@nativeconsulting.nl en maak geheel vrijblijvend een afspraak om jouw specifieke situatie te bespreken.

Delen via

Actueel

Van cyberzorgen naar cyberzorgeloos: identificatie van verbeteringen en tekortkomingen

30 mei 2024

Van cyberzorgen naar cyberzorgeloos: identificatie van verbeteringen en tekortkomingen

Succesvol transformeren naar een datagedreven organisatie met gedragswetenschap

16 mei 2024

Succesvol transformeren naar een datagedreven organisatie met gedragswetenschap

Werken onder architectuur: de enterprise architect verstaanbaar maken in de organisatie!

02 mei 2024

Werken onder architectuur: de enterprise architect verstaanbaar maken in de organisatie!

Data-ethiek: een onmisbaar moreel kompas in het digitale tijdperk

18 april 2024

Data-ethiek: een onmisbaar moreel kompas in het digitale tijdperk