Hoe breng ik de kwaliteit van mijn gegevens in beeld en op orde?

Gemeenten hebben betrouwbare data nodig voor dagelijkse bedrijfsvoering en dienstverlening. Ook willen gemeenten steeds vaker datagedreven gaan werken en/of de principes van Common Ground toepassen. Hoe brengt u de kwaliteit van data in beeld en hoe brengt en houdt u deze op orde? Bovendien is het belangrijk niet alleen de kwaliteit van de data te toetsen, maar ook de kwaliteit van de processen waarin deze data wordt gevormd en beheerd. Een nulmeting is een eerste stap om de kwaliteit van uw gegevens te meten en op orde te brengen. 

Data van hoge kwaliteit is randvoorwaardelijk om datagedreven te kunnen werken. Maar misschien nog wel belangrijker: betrouwbare informatie werkt prettig en voorkomt fouten.

De nulmeting op gemeentelijke data
Een goede nulmeting op data kenmerkt zich o.a. door de volgende vragen te stellen:

• Welke concrete dataset, zoals de WOZ, BGT, BAG, zaaksysteem/DMS-data, HRM-data of specifiekere datasets zoals klantdata in een klantcontactsysteem of WMO-applicatie, wil je analyseren?
• Voldoen de gegevens aan landelijkse kwaliteitsnormen (bijv. ENSIA), is de data compleet, is er sprake van dubbelingen?
• Is referentiële integriteit afdwingen mogelijk door een koppeling te leggen?
• Worden gegevens daadwerkelijke eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt?
• Is de bewerkingsgeschiedenis van gegevens inzichtelijk?
• Gaan de afnemers en gebruikers van de gegevens op de juiste wijze, conform privacywetgeving (Avg), met de gegevens om en zijn gegevens netjes conform wet- en regelgeving (Archiefwet; wettelijke bewaartermijnen) verwijderd?
• Zijn de beheerprocessen op orde? (conform BiSL en ASL)
• Is de juiste kennis, kunde en ervaring aanwezig ten behoeve van gegevensbeheer?

Door een nulmeting gegevenskwaliteit krijgt u inzicht in hoeverre u gegevensbeheer en datagovernance op orde heeft. Ook biedt het een startpunt om zo nodig de kwaliteit van zowel de data als beheerprocessen te verbeteren.

Onze aanpak
Native heeft een aanpak ontwikkeld om bovenstaande nulmeting uit te voeren. Wij hanteren de volgende modulaire aanpak:

1. Voorbereiding

• Samen ophalen specifieke doel van de kwaliteitsverbetering
• Wat wil je bereiken met dit traject.
• Welke data wil je gebruiken i.r.t. je doelen?
• Welke prioritering?
• Samen bepalen gewenste en benodigde (minimumeis) kwaliteitsniveaus
• Samen aanpak doorspreken en op maat maken

2. Bewustwording strategisch belang van data en informatie (workshop)

3. Nulmeting

• Nulmeting o.b.v. vraag uitvoeren, deels met steekproeven en met ondersteuning van klant voor inhoudelijke expertise
• Rapportage nulmeting (in vorm naar keus; rapport, Powerpoint, dashboard)
• Resultaten presenteren/delen

4. Optimaliseren proces

• Procesvoorstel voor optimalisatie datakwaliteit
• Begeleiding c.q. procesondersteuning bij veranderingsopgave

Afhankelijk van de behoefte kan deze aanpak volledig worden doorlopen of kan een specifiek onderdeel (bijv. het optimaliseren van processen n.a.v. een ENSIA audit) worden uitgevoerd. Wilt u meer informatie? Neem gerust contact met ons op!