Breng het informatiebeleid tot leven!

27 mei 2022

De gemeenteraadsverkiezingen zijn achter de rug. De nieuwe Raad is geïnstalleerd en het coalitieakkoord is gesloten. Dit betekent ook nieuwe prioriteiten voor het college en de ambtelijke organisatie. Vaak loopt het informatiebeleid gelijk op met de collegeperiode. Tijd voor een vernieuwing dus! Het begin van de nieuwe collegeperiode is hét moment om het bestaande informatiebeleid te evalueren en een nieuw beleid op te stellen. Maar hoe zorg je ervoor dat het nieuwe beleid niet meteen in de spreekwoordelijke la belandt? Of nog beter: dat het informatiebeleid gedragen wordt door de hele organisatie. Met onderstaande tips breng je het informatiebeleid van jouw organisatie tot leven.

Ontwikkelingen als vertrekpunt

Maatschappelijke-, technologische-, wettelijke- en organisatorische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Neem alleen al de invoering van nieuwe wetgeving, zoals de Wet Open Overheid (WOO) en de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV). Technologische ontwikkelingen als cloud (zie ook ICT Infrastructuur & Sourcing), algoritmes en sensoren krijgen steeds grotere impact op ons leven. We leven vandaag de dag in een digitaal verbonden samenleving. En in de informatiesamenleving is data de belangrijkste grondstof (zie ook Datagedreven werken).

Deze ontwikkelingen bieden mogelijkheden om maatschappelijke opgaven waar overheidsorganisaties voor staan efficiënter en effectiever uit te voeren. Denk aan opgaven op het gebied van klimaat & milieu, ondermijning, burgerparticipatie en vergrijzing. Anderzijds brengt toenemende digitalisering en dataficering ook risico’s mee waar overheden zich tegen moeten wapenen. Dienstverlening moet veilig, verantwoord, toegankelijk en betaalbaar blijven. Het maakt hierbij niet uit of je een kleine of grote organisatie bent. Als organisatie beweeg je hierin mee door te investeren in digitaal samenwerken, zaakgericht werken en 21e eeuwse vaardigheden.

Welke ontwikkelingen hebben komende jaren de meeste impact op de organisatie? En waar moet op worden geïnvesteerd om bij te kunnen blijven? Neem deze ontwikkelingen als vertrekpunt van het informatiebeleid.

Informatie als strategisch vraagstuk

Terug naar het coalitieakkoord. Het op orde hebben en houden van de informatievoorziening is verworden tot een strategisch vraagstuk. Dit wordt nog niet altijd zo beleefd. Wordt er in het coalitieakkoord iets geschreven over informatisering & digitalisering? Waarschijnlijk zijn er weldegelijk doelen opgenomen die alleen succesvol kunnen worden gerealiseerd door te investeren in informatievoorziening. Denk daarbij aan thema’s als het leefbaar houden van de wijken, (verkeers)veiligheid, klimaatadaptatie of het verbeteren van de dienstverlening. Dit wordt alleen niet altijd zo onderkend. Het verbinden van het informatiebeleid aan de strategische doelen is een belangrijke randvoorwaarde om het informatiebeleid te laten leven binnen de organisatie. Op deze manier wordt het informatiebeleid een gezamenlijk vraagstuk van management en bestuur.

Wat is er vervolgens nodig om de doelen op strategisch niveau te realiseren? Zijn er nieuwe applicaties nodig? Moet er meer worden geïnvesteerd in datakwaliteit of kennis en vaardigheden? Of moeten de processen en informatie beter op orde worden gebracht?

Creëer draagvlak

Een tweede belangrijke randvoorwaarde is dat het informatiebeleid wordt gedragen door de medewerkers in de organisatie. Maar wat is een gedragen beleid, en hoe maak je het beleid gedragen? Het informatiebeleid geeft richting en stelt kaders aan de ontwikkeling van het informatielandschap. Dit raakt de hele organisatie. Je wilt natuurlijk dat de gekozen richting en de gestelde doelen en uitgangspunten gevolgd worden door de organisatie. Je creëert draagvlak door collega’s vanuit verschillende disciplines van begin af aan te betrekken bij de vorming van het nieuwe beleid. Denk hierbij aan de collega’s die gaan over dienstverlening, communicatie, HR en informatiebeveiliging & privacy. Ga ook in gesprek met teamleiders en andere belangrijke stakeholders binnen de organisatie om te horen wat er leeft en speelt. Na vaststelling van het beleid is het een continu proces van plannen, prioriteren, uitvoeren en bijstellen.

De kracht van visualisatie – Gemeente Aa en Hunze

Bij Native geloven wij niet in dikke pakken papier. Zo ook de gemeente Aa en Hunze. In de afgelopen jaren hebben zij altijd zelf het informatiebeleid geschreven. Door de toenemende hoeveelheid digitale ontwikkelingen heeft Aa en Hunze dit keer externe ondersteuning ingeroepen van Native bij het ontwikkelen van het nieuwe beleid. Samen met de werkgroep die bestond uit verschillende disciplines (communicatie, dienstverlening, I&A, informatieveiligheid & privacy, juridisch) zijn we in verschillende werksessies gekomen tot een nieuw strategisch informatiebeleidsplan. Het resultaat was een compact visiedocument voor de besluitvorming, ondersteund door een A0-plaat en infographic wat dient als praatplaat om over in gesprek te gaan met de collega’s. Edwin Muntinga, informatiemanager bij de gemeente, kijkt hier met genoegen op terug:

“Native heeft met veel kennis, ervaring en enthousiasme bijgedragen aan een kwalitatief goed en vooral ook gedragen informatiebeleidsplan. Met dit plan kan de gemeente verder invulling geven aan de digitale transitie. Daarnaast is de opgeleverde infographic een sterk middel om de communicatie in onze organisatie op gang te brengen en iedereen deelgenoot te maken van de koers die we de komende tijd gaan varen. Je zou kunnen zeggen dat het echte werk pas nu begint.”

Om de boodschap over te brengen bij de doelgroep is het belangrijk om de vorm van communicatie daar op aan te passen. Schroom hierbij niet om hierbij gebruik te maken van verschillende vormen, zoals tekst, beeld, video etc. Kijk ook welke beelden, termen of onderwerpen kenmerkend zijn voor je organisatie. Sluit de taal hierop aan. En vergeet niet om de communicatieadviseur mee te laten denken over welke taal en vorm het beste past bij jouw boodschap.

Kortom: Hoe breng je het informatiebeleid tot leven?

Verbindt de externe ontwikkelingen met de ambities, opgaven en wensen vanuit de organisatie, management en bestuur;
Betrek collega’s van verschillende afdelingen en disciplines bij het vormen en uitvoeren van het beleid;
Werk met aansprekende visualisaties die passen bij de doelgroep, laat de afdeling communicatie hierover meedenken;
Ga vervolgens in gesprek met de teams over de impact van het beleid op hun dagelijkse werk;
Check periodiek of het beleid nog aansluit bij de praktijk.

Toekomstbestendige en gedragen

Een toekomstbestendige en gedragen informatiebeleid begint vanuit de opgaven van de maatschappij, is flexibel en wendbaar en komt tot stand met aandacht voor zowel inhoud, vorm én proces. Wil jij ook aan de slag met een nieuwe visie, strategie of beleidsplan voor jouw organisatie? Of wil je het informatiebeleid vertalen naar een dynamisch uitvoeringsplan? Wij helpen je graag op weg! Bel ons en vraag naar een van onze adviseurs over dit onderwerp: telefoon 085-4012987