Werken onder architectuur: de enterprise architect verstaanbaar maken in de organisatie!

02 mei 2024

Het informatielandschap van gemeenten is de afgelopen jaren steeds complexer geworden. De digitale transformatie, de verSaaSing van applicaties en de overgang naar externe dienstverleners zijn de belangrijkste redenen die voor een toename van het aantal applicaties en informatiestromen hebben gezorgd. En belangrijker nog: ze zijn gekoppeld, hebben een onderlinge afhankelijkheid en integreren met verschillende landelijke en/of lokale (basis)registraties en voorzieningen. Met als gevolg een complex en (soms) onsamenhangende informatiehuishouding. Dit leidt bij verbetering, vervanging of vernieuwing van de informatiehuishouding tot problemen. Veel gemeenten komen er dan achter dat ze niet precies weten welke applicaties, koppelingen of werkprocessen er geraakt worden.

Wat als we niet werken onder architectuur?

Gebrek aan inzicht, samenhang, beheersbaarheid en overzicht van de informatievoorziening zijn gevolgen van het niet werken onder architectuur. Overschrijding van budgetten en het niet halen van planningen bij projecten, een wildgroei van toegepaste methoden, technieken en tools, onvoldoende aansluiting op de business en een onverwachte impact door onbekende afhankelijkheden tussen architectuur componenten zijn vaak duidelijke signalen. Wat we willen bereiken is dat we de problemen niet oplossen met ad-hoc oplossingen en gelegenheidsargumentatie, maar structureel en passend. Werken onder architectuur levert het volgende op:

Inzicht in het applicatielandschap, ICT-landschap, koppelingen en processen;
Grip op vernieuwing, verbetering of vervanging binnen de informatievoorziening;
Grip op privacy en security;
Grip op wettelijke ontwikkelingen;
Grip op organisatorische veranderingen;
Kaders en richtlijnen voor vernieuwing, verbetering of vervanging van of binnen de informatievoorziening;
Minder verstoringen in de informatievoorziening.

Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen het begrip ‘werken onder architectuur’ begrijpt en daarnaast ook omarmt? Hoe ga je van onverstaanbaar naar verstaanbaar?

Van onverstaanbaar…

In de afgelopen jaren hebben al veel gemeenten kennisgemaakt met het werken onder (enterprise- en informatie-) architectuur door de GEMMA architectuur van de VNG te omarmen. We zijn er daardoor achter gekomen dat het toepassen van GEMMA alleen niet toereikend is om organisatie te ondersteunen in de informatiekundige opgaven. De grootste uitdaging waar organisatie mee te maken hebben, is dat de taal van enterprise architectuur niet aansluit bij de taal van de organisatie. Het merendeel van de organisatie haakt af bij het horen van begrippen als GEMMA, NORA, Haal Centraal, Haven en Common Ground. Ook sluiten de overzichtsplaten meer aan bij de wereld van de architecten en I&A dan bij de wereld van de business.

…naar verstaanbaar!

Voor de enterprise architect binnen een gemeente werken we nog steeds onder architectuur waarbij we vastleggen welke architectuurprincipes we naleven en uit welke lagen onze architectuur bestaat: beveiliging, techniek, applicaties, data en proces. Dat blijft de basis. De vervolgstap is om deze principes en lagen te vertalen naar een, voor de business begrijpelijke taal. En een weergave passend bij de organisatiestructuur en de processen. Infographics zijn hier ideaal voor. In plaats van veel tekst en complexe modellen geven infographics de inhoud op een overzichtelijke en aantrekkelijke manier weer . In zo’n werken onder architectuur Infographic leggen we in duidelijke stappen uit: wat de huidig situatie is, waarom doen we dit, de toekomstige situatie, wat levert het op, welke stappen volgen we en hoe help ik mee. Zo maken we architectuur verstaanbaar voor iedereen!

Aansluiten bij de organisatie!

Bewustwording

Om aan te sluiten bij de organisatie is samenwerking van cruciaal belang. Dit stimuleren we met bewustwordingsworkshops. We bespreken daarbij de belangrijkste onderwerpen die op het gebied van architectuur belangrijk zijn. De vraag ‘WAAROM werken onder architectuur’, beantwoorden we in de workshop door onderstaande onderwerpen te bespreken:

Wat verstaan we onder architectuur – nadere uitleg van de breedte van het onderwerp;
Werken onder architectuur en architectuurprincipes;
Taken en rollen voor architectuur binnen een I&A afdeling en de organisatie;
Inzicht creëren door architectuurplaten.

Borging

In aanvulling op de bewustwordingsworkshop wordt voor de organisatie het principe van ‘werken onder architectuur’ uitgewerkt in heldere kaders en procesafspraken. Deze uitwerking maken we formeel door het vast te laten stellen door het management. Zo weet de organisatie hoe deze toe te passen, hoe de processen hiervoor zijn ingericht en binnen welke kaders gewerkt wordt.

Deze vastgelegde kaders en procesafspraken ondersteunen de gemeente bij het maken van afspraken met leverancier over de te leveren applicaties en clouddiensten en de eisen die bij de aanbesteding en selectie gesteld moeten worden in het verlengde van algemene kaders en richtlijnen met betrekking tot applicaties en diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de GIBIT voorwaarden, garanties en eisen ten aanzien van uitwisseling van gegevens, SaaS tenzij, Informatiebeveiliging, inpasbaarheid werkplekconcept, etc.

Architectuurplaten

Veel organisaties maken gebruik van Archi of Excel/Visio voor het maken, beheren en visualiseren van architectuurplaten. Probleem daarbij is dat de platen vaak niet gebruiksvriendelijk en te technisch van aard zijn. Hierdoor gebruikt 90% van de organisatie de platen niet actief. Het gemis van goed leesbare platen, die door elke medewerker in de organisatie op ieder moment benaderd kunnen worden, heeft veel gemeenten doen besluiten om een tool als BlueDolphin aan te schaffen en in te richten.

Team informatiemanagement de organisatie in!

Het team informatiemanagement heeft een belangrijke missie: het waarborgen van een betrouwbare en efficiënte informatiehuishouding binnen de organisatie. Als onderdeel van die missie is het belangrijk dat het team actief de organisatie ingaat om de eisen en verwachtingen rondom de informatiehuishouding duidelijk over te brengen.

De eerste stap daarbij is het opbouwen van relaties met de verschillende afdelingen. Door nauw samen te werken, slecht je de kloof tussen de business en IT en is er een beter begrip van welke behoeften er zijn en welke informatie nodig is voor een soepele overgang naar nieuwe processen en systemen. Tegelijkertijd deel je expertise, zodat iedereen op de hoogte is van de kritische aspecten van informatiemanagement en de informatiehuishouding.

Bij veranderingen in de organisatie is het essentieel om rekening te houden met privacy, security, en de inpasbaarheid in de bestaande informatiehuishouding. Het is zaak dat het team informatiemanagement de opgestelde richtlijnen deelt met alle betrokkenen.

Voor het team informatiemanagement is deze benadering een kans om sterker samen te werken met de rest van de organisatie. Door duidelijk te communiceren over verwachtingen en informatiebehoeften, kan de organisatie beter ondersteund worden bij het maken van weloverwogen beslissingen over veranderingen en innovaties. Samen zorg je voor een soepele overgang naar nieuwe werkwijzen, met een focus op privacy, security en inpasbaarheid.

Nieuwsgierig?

Meer weten over hoe Native organisaties geholpen heeft bij het verstaanbaar maken van de Enterprise Architectuur? Neem dan gerust contact op met Maarten Derksen.

m.derksen@nativeconsulting.nl

06-28259046